Норма представительских расходов в 2014 году

Содержание:

Учет представительских расходов

Далеко не все расходы, связанные с деловыми встречами и переговорами, можно учесть при расчете налога на прибыль как представительские. Мнения судов и налоговых инспекторов по вопросу квалификации тех или иных затрат расходятся.

Налоговым законодательством установлен четкий перечень расходов, классифицируемых как представительские 1 . Данный перечень, в частности, включает расходы:

  • на проведение официального приема или обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа;
  • транспортное обеспечение доставки указанных лиц к месту проведения мероприятия и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

При этом не относятся к представительским затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Все представительские расходы нормируются * . Сумма принимаемых расходов не может превышать норматив, равный четырем процентам от расходов на оплату труда. Однако прежде чем рассчитывать норматив, необходимо принять решение, можно ли классифицировать конкретный вид расхода как представительский. Поможет в этом книга «Годовой отчет — 2013».

Представительские или прочие?
На практике организации сталкиваются со многими разновидностями затрат, которые потенциально могут быть включены в состав представительских расходов. Например затраты на визовую поддержку и проживание деловых партнеров, прибывших на официальную встречу. Сможет ли компания признать данные расходы? Официальная позиция контролирующих ведомств такова: «расходы на оформление виз деловым партнерам и представителям руководящего органа, а также оплата их проживания в период проведения официальных мероприятий не относятся к представительским расходам» 2 . Их аргумент: данный вид затрат не указан в перечне представительских расходов, приведенном в статье 264 Налогового кодекса. Тем не менее арбитражные суды подходят к данному вопросу менее формально. Многим компаниям удается доказать, что расходы на проживание прибывших на мероприятие партнеров или владельцев (руководителей) компании могут включаться в представительские расходы 3 .
Кроме того, некоторые суды признают, что, даже если расходы на проживание нельзя отнести к представительским затратам, их можно учесть в составе прочих расходов. Основание — подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Кодекса 4 .

Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 8 ноября 2005 г. № Ф09-4994/05-С7
Затраты по оказанию содействия в приеме делегации , по мнению инспекции, являются представительскими, но документально не подтверждены (п. 1.7 решения инспекции).
Удовлетворяя требования предприятия в данной части, суды первой и апелляционной инстанций исходили из того, что указанные затраты обоснованны и документально подтверждены, соответствуют подп. 49 п. 1 ст. 264 Кодекса.
Вывод судов правильный, соответствует материалам дела и действующему законодательству.

Итак, учитывая положительную судебную практику, полагаем, что в общем случае организация может включать данный вид затрат в состав представительских расходов.

Расчет норматива для списания расходов
Показатель, необходимый для расчета норматива (т. е. сумма выручки или расходы на оплату труда), становится известен компании лишь по окончании отчетного года. При этом подобные затраты могут быть понесены значительно раньше (например в начале года). Поэтому нужно ежеквартально корректировать сумму представительских расходов, признаваемых при расчете базы по налогу на прибыль.
Кроме того, на конец I квартала, полугодия и 9 месяцев у фирмы могут возникнуть суммы недосписанного «входного» НДС по представительским расходам.

Пример
В 1 м полугодии отчетного года фирма оплатила представительские расходы в размере 35 400 руб. (в т. ч. НДС — 5400 руб.). Расходы на оплату труда за этот период — 360 000 руб.
Сумма представительских расходов, принимаемая при налогообложении прибыли, составит:
360 000 руб. x 4% = 14 400 руб.
Сумма «входного» НДС, принимаемая к вычету по представительским расходам, будет равна:
14 400 руб. x 18% = 2592 руб.
При отражении данных затрат в учете делают записи:
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 5400 руб. — учтен «входной» НДС по представительским расходам;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60
– 30 000 руб. (35 400 – 5400) — отражены представительские расходы;
ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68
– 3120 руб. ((30 000 руб. – 14 400 руб.) x 20%) — учтен отложенный налоговый актив;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– 2592 руб. — частично принят к вычету НДС по представительским расходам.
За 9 месяцев отчетного года расходы на оплату труда — 620 000 руб.
Сумма представительских расходов, принимаемая при налогообложении прибыли, составит:
620 000 руб. x 4% = 24 800 руб.
Сумма «входного» НДС, принимаемая к вычету по представительским расходам, будет равна:
24 800 руб. x 18% = 4464 руб.
В отношении представительских расходов компании следует досписать НДС в сумме:
4464 – 2592 = 1872 руб.
В связи с увеличением суммы представительских расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, размер отложенного налогового актива уменьшится на:
3120 руб. – (30 000 руб. – 24 800 руб.) x 20% = 2080 руб.
Операции по досписанию суммы НДС и уменьшению размера отложенных налоговых активов будут отражены записями:
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– 1872 руб. — досписана сумма НДС по представительским расходам;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 09
– 2080 руб. — уменьшена сумма отложенных налоговых активов по представительским расходам.

___________________
1 п. 2 ст. 264 НК РФ
2 письма УФНС России по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748, от 12.04.2007 № 20-12/034115, Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235
3 пост. ФАС МО от 06.04.2009 № А40-42258/08-111-127, ФАС СКО от 18.06.2009 № А53-14011/2008 С5-14
4 пост. ФАС МО от 23.05.2011 № Ф05-4094/11, ФАС УО от 08.11.2005 № Ф09-4994/05 С7

Нормы представительских расходов в 2018 году: как определять

Налоговым кодексом установлено, в каком размере нормируются представительские расходы в 2018 году. Этот тип издержек не всегда может быть зачтен в налоговом учете в полном объеме. При расчете внутренних лимитов на траты по организации переговорного процесса или конференций необходимо опираться на показатель совокупного годового фонда по оплате труда.

Состав представительских расходов

Издержки для их отражения в учетных данных должны быть документально подтверждены. К нормируемым представительским расходам относятся такие статьи затрат:

  • платежи, связанные с организацией официальных мероприятий по совместным консультациям и переговорам с действующими контрагентами, партнерами и потенциальными клиентами;
  • оплата трансфера до места встречи;
  • денежные ресурсы, направленные на закупку продукции, необходимой для фуршета;
  • средства, выделенные для оплаты услуг, оказанных компании переводчиком.

Лимит устанавливается на год и поквартально корректируется в зависимости от текущих возможностей и потребностей фирмы. В нормы представительских расходов нельзя закладывать такие виды затрат:

  • платежи, направленные на организацию увеселительных мероприятий;
  • оплата путевок на отдых или реабилитационное лечение;
  • платежи, связанные с декоративным оформлением зала для переговоров;
  • оплата счетов за сувенирную продукцию, даже если предполагается ее вручение участникам переговорного процесса.

Как вычислить норматив издержек

По законодательным стандартам нормы представительских расходов определяются исходя из текущих трат на оплату труда. Издержки учитываются и сопоставляются поквартально с накопительным эффектом. Схематично этот процесс выглядит так:

  • по итогам квартала вся сумма представительских затрат в бухгалтерском учете должна быть списана в составе расходов от обычной деятельности;
  • для оптимизации налогового учета после окончания каждого квартала подсчитывается объем ресурсов, затраченных на оплату труда персонала с начала года;
  • по полученному значению ФОТ осуществляется нормирование представительских расходов за период с начала года по текущую дату;
  • списание в налоговом учете представительских трат на прочие издержки в части, которая не превышает лимит на дату закрытия квартала;
  • расходы, которые не удалось списать в налоговом учете в течение текущего периода, могут переноситься на следующие кварталы в рамках одного налогового года.

Затраты, оставшиеся несписанными на конец года, относятся к категории издержек, не уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Представительские расходы нормируются в размере 4% от величины ФОТ. Показатель заработной платы определяется одним из способов:

  • если предприятие применяет метод начисления, ориентироваться надо на начисленную сумму зарплаты;
  • если компания пользуется приемам кассового метода, за основу надо брать фактически выплаченные работникам доходы;
  • если организация по одному из направлений деятельности применяет ЕНВД, из общей величины ФОТ необходимо отнять зарплату персонала, который занят на работах в рамках бизнес-проекта, функционирующего на условиях спецрежима.

Учет и оформление представительских расходов

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

Представительские расходы: что говорит закон

Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм. Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

  1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
  2. Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
  3. Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
  4. Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
  5. Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

  1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
    • завтрак;
    • обед;
    • выездное заседание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

  • Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
  • Трансфер участников до места приема и обратно.
  • Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.
  • ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

    По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

    Неправомерно учитывать как представительские расходы:

    • обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
    • средства на развлекательную программу для участников;
    • стоимость экскурсий;
    • деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
    • финансы на оформление зала для мероприятия;
    • медицинские траты, если они потребовались;
    • проезд и проживание гостей;
    • оплата визовых услуг участников;
    • траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
    • любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

    Критерии отнесения расходов к представительским

    Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

    Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

    1. Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
    2. Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
    3. Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
    4. Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

    В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

    • прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
    • их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

    Документы для подтверждения представительских расходов

    Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:

    • приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
    • программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
    • смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
    • отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
    • акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
    • платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

    ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

    Нормирование представительских расходов

    Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

    Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

    Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

    1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

    2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

    3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

    Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

    Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

    Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

    НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

    На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

    Представительские расходы и бухучет

    Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

    • материальные затраты;
    • амортизационные;
    • связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
    • прочие.

    Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

    Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

    • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
    • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

    НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

    Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

    Проводка будет выглядеть так:

    • дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.

    В последний месяц 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 35 тыс. руб., значит, за год они составят 300 000 + 35 000 = 335 000 руб. В этот месяц представительских мероприятий не проводилось. Значит, сумма соответствующих расходов осталась неизменной – 13 000 руб. НК РФ позволяет учесть представительские расходы в размере 4% от 335 тыс. руб., то есть 13 400 руб. Поэтому, несмотря на перерасход в течение года, по его итогам ООО «Артаболена» уложилась в норматив по представительским расходам. В бухучете будет записано:

    • дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – сумма ранее начисленного налогового обязательства в 240 руб. сторнирована.

    В каком размере нормируются представительские расходы в 2017 году

    Статьи по теме

    Не все суммы представительских расходов возможно учесть при расчете налога на прибыль. На примере рассмотрим, как представительские расходы нормируются в 2017 году, и в каком размере. Предложим несколько регистров для обобщения информации и расчета норм расходов. Посмотрим, как поступать со спорными расходами.

    В каком размере нормируются представительские расходы в 2017 году

    Представительские расходы нормируются в 2017 году в размере 4% от расходов на оплату труда за отчетный период.

    Окончательный размер норм представительских расходов становится известен по итогам года, когда становится точно известна величина фонда оплаты труда за прошедший период.

    В течение года они включаются в состав прочих расходов. Ежеквартально с учетом роста расходов на оплату труда и изменением размера нормы следует пересчитывать учитываемые для налогового учета расходы, а при необходимости, досписывать НДС и уменьшать начисленный ранее отложенный налоговый актив (ОНА).

    Для того чтобы облегчить работу бухгалтера, лучше разработать дополнительные регистры, которые будут обобщать информацию и помогать в расчетах.

    Как учитывать расходы без ошибок? Бухгалтеры часто путаются, какие расходы можно списывать, а какие вызовут споры с налоговиками. Чтобы не ошибиться, пользуйтесь советами экспертов журнала «Российский налоговый курьер». Оформите подписку по счету или картой. Подробнее о ваших бонусах здесь>>>

    Данный документ позволяет использовать итоговые суммы в расчетах по нормированию представительских расходов, отслеживать затраты не учтенные в налоговом учета, а также НДС, не предъявленный к вычету по представительским расходам.

    Справку-расчет в зависимости от частоты совершения операций можно формировать отдельно за каждый квартал либо общую с накопительным итогом.

    Каждый бухгалтер должен это знать!

    Представительские расходы: что к ним относится

    Прежде чем что-то нормировать, нужно определиться, что такое представительские расходы, и что к ним относится. Основной документ, регламентирующий признание представительских расходов в 2017 году, — Налоговый Кодекс РФ.

    В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся затраты, связанные с:

    • официальным приемом — завтрак, обед, ужин и т.п.;
    • обслуживанием представителей других организаций — транспортная доставка к месту мероприятия (за исключением авиа, ЖД, такси перевозок);
    • буфетным обслуживанием;
    • услуги переводчика, при отсутствии единицы в штате компании.

    Имеет ли значение место и время

    Цель проводимых мероприятий должна быть связана с установлением и поддержкой деловых связей либо при проведении совета директоров и иного руководства организации.

    Местом проведения таких мероприятий не может быть боулинг, сауна, бар и т.п.

    Время суток не регламентировано.

    К представительским расходам не относятся затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний.

    Пример нормирования представительских расходов с проводками

    Мы уже выяснили, что представительские расходы нормируются в размере (2017) четырех процентов. Теперь посмотрим, как это посчитать. Чтобы вам было проще разобраться с нормированием представительских расходов в 2017 году, мы посчитали все на примере.

    Итак, по итогам 1 квартала — оплата труда составила 360 000,0 руб.; общая сумма представительских расходов составила 35 400, 0 руб. (в т.ч. НДС 5 400,0 руб.):

    1. Расчет нормы представительских расходов

    360 000,0 * 4% = 14 400,0 (кроме того НДС 2 592,0)

    1. Для целей бухгалтерского учета представительские расходы в 2017 году принимаются в полном размере и отражаются на счете 26, либо на счете 44

    Дт 26, 44 / Кт 60 30 000,0

    1. Выделяем НДС по счет-фактуре

    Дт 19 /Кт 60 5 400,0

    (30 000,0 – 14 400,0)* 20% = 3 120,0

    Дт 09 /Кт 68 3 120,0

    1. НДС к вычету в пределах принятой суммы представительских расходов для НУ

    Дт 68 /Кт 19 2 592,0

    По итогам за 6 месяцев отчетного года — оплата труда составила 620 000,0 руб.; представительские расходы не совершались:

    1. Расчет нормы представительских расходов с учетом увеличения фонда оплаты труда

    620 000,0 * 4% = 24 800,0 (кроме того НДС 4 464,0)

    1. Уменьшаем начисленную ранее ОНА по разнице

    3 120-(30 000,0 – 24 800,0)* 20% = 2 080,0

    Дт 68 /Кт 09 2 080,0

    1. НДС в пределах принятой суммы представительских расходов для НУ

    4 464,0 – 2 592,0 = 1 872,0

    Дт 68 /Кт 19 1 872,0

    За 9 месяцев отчетного года — оплата труда составила 800 000,0 руб.; в 3 квартале произведены представительские расходы на сумму 10 000, 0 руб. (в т.ч. НДС 1 800,0 руб.):

    1. Расчет нормы представительских расходов

    800 000,0 * 4% = 32 000,0 (кроме того НДС 5 760,0)

    1. Для целей бухгалтерского учета представительские расходы в 2017 году принимаются в полном размере

    Дт 26, 44 / Кт 60 10 000,0

    1. Выделяем НДС по счет-фактуре

    Дт 19 /Кт 60 1 800,0

    1. ОНА по расходам 3 квартала

    (10 000,0 – 2 000,0)* 20% = 1 600,0

    Дт 09 /Кт 68 1 600,0

    1. НДС по расходам III квартала

    Дт 68 /Кт 19 360,0

    1. Уменьшение остатка величины ОНА по разнице за I квартал

    (30 000,0 – 24 800,0)* 20% = 1 040,0

    Дт 68 /Кт 09 1 040,0

    5 400,0 – 2 592,0 – 1 872,0 = 936,0

    Дт 68 /Кт 19 936,0

    По итогам отчетного года — оплата труда составила 950 000,0 руб.; представительские расходы не совершались:

    1. Расчет нормы представительских расходов с учетом увеличения фонда оплаты труда

    950 000,0 * 4% = 38 000,0

    Нас интересует остаток 8 000,0 (кроме того НДС 1 440,0)

    1. Уменьшаем начисленную ранее ОНА по разнице за 3 квартал

    1 600-((10 000,0 – 8 000,0)*20%) = -1 200,0

    Дт 68 /Кт 09 1 200,0

    1 440,0 – 360,0 = 1 080,0

    Дт 68 /Кт 19 1 080,0

    Спорные расходы, которые лучше не принимать для расчета налога на прибыль

    Есть расходы, которых хоть и являются представительскими, но бухгалтеру опасно их учитывать при расчете налога на прибыль. Это:

    • оплата проезда и проживания приглашенных представителей — попросите их самостоятельно оплатить эти расходы, в противном случае, не принимайте для налогового учета;
    • несмотря на то, что нигде не оговаривается перечень продуктов, которые возможно отнести к представительским расходам, алкоголь в счете за ресторан, стоит исключить из общей суммы.

    Даже если в вашем учете эти представительские расходы нормируются в нужном размере (2017), высок риск претензий со стороны налоговых органов.

    Представительские расходы в налоговых расходах предприятия

    Говорят, что гора с горой не сходится, а человек с человеком всегда встретится. Особенно если встреча специально организована, а дата и место — предварительно согласованы.

    Речь идет, конечно, не о частных встречах, а о встречах и приемах с участием представителей других субъектов хозяйствования, которые устраивают предприятия — для поддержки и развития существующих деловых отношений, а также для налаживания нового взаимовыгодного сотрудничества, поиска новых рынков сбыта товаров, работ или услуг. Затраты на организацию и проведение таких представительских мероприятий общепринято считать представительскими расходами.

    Итак, проанализируем, какие именно затраты можно обоснованно «подвести» под статью представительских расходов, какими документами следует обеспечиться (чтобы уменьшить страх и риск) и как отразить хозяйственные операции в учете

    Сразу отметим, что НКУ не содержит ни определения понятия «представительские расходы», ни конкретного перечня расходов, которые в целях обложения налогом на прибыль можно отнести к представительским (отсутствуют также специальные ограничения, что в принципе — хорошо). Нет такого понятия и в нормативных документах по бухгалтерскому учету 1 и других законах 2 .

    Следовательно, если исходить из принципа — «разрешено все, что прямо не запрещено законом», то при отнесении затрат к представительским расходам предприятия могут действовать по собственному усмотрению, но при этом придерживаться общих требований о признании налоговых расходов.

    В то же время, если предположить, что в отношении представительских расходов существует пробел права, то для его преодоления можно применить специальный нормативный акт (хоть и не закон), который регулирует сходные отношения в бюджетных учреждениях. Речь идет о Приказе № 1026. В письме ГНСУ от 22.11.2012 г. № 5743/0/61-12/15-1415 также подтверждается: предприятия, не относящиеся к бюджетным учреждениям, упомянутый документ «могут использовать как вспомогательный (справочный)».

    Так вот, если применить правовые нормы Приказа № 1026, то представительские расходы — это расходы на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, прибывших по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества.

    Единственное, что для предприятий, которые не относятся к бюджетным, нет оснований ограничивать участие в представительских мероприятиях
    (и, соответственно, расходах) только иностранными представителями и делегациями, то есть резидентство участников значения иметь не должно. Ведь «установление и поддержание взаимовыгодного сотрудничества» важно не только во внешнеэкономической деятельности предприятия, но и в предпринимательской деятельности в пределах Украины.

    Считаем также, что представительские мероприятия могут проводиться не только по основному месту нахождения предприятия-организатора, но и на любой другой территории — в Украине или за ее пределами 3 . Важно, чтобы при этом сохранялся их представительный статус — на организованном приеме или встрече должны присутствовать представители или делегации других предприятий (организаций), с которыми у предприятия уже существуют или планируются для налаживания связи, сотрудничество и деловые отношения.

    Какие виды расходов можно отнести к представительским

    Учитывая нормы Приказа № 1026, к представительским расходам можно отнести расходы, связанные с:

    проведением официального приема (завтрака, обеда, ужина) представителей (или другого аналогичного представительского мероприятия, в т.ч. расходы на аренду и оформление помещения, музыкальное сопровождение, цветы и сувениры для участников и т.д. — прим.автора);

    транспортным обеспечением (доставкой представителей к месту проведения представительского мероприятия и обратно — прим. автора);

    мероприятиями культурной программы (посещение экскурсий, театров, музеев, выставок, концертов и т.д. — прим. автора);

    буфетным обслуживанием во время переговоров (как в офисе предприятия, так и вне его пределов — в кафе или ресторане — прим. автора);

    оплатой услуг переводчика, не состоящего в штате предприятия (для обеспечения перевода во время проведения представительских мероприятий с участием зарубежных делегаций — прим. автора);

    оплатой номеров в гостиницах (в т.ч. расходы, связанные с бронированием номеров в гостиницах).

    По мнению автора, к расходам, связанным с транспортным обеспечением с целью доставки представителей к месту проведения мероприятия и обратно, не должны включаться расходы на проезд представителей с места их постоянного местонахождения (другого населенного пункта или страны), поскольку данные расходы могут включаться в их расходы на командировку. То же самое можно утверждать относительно расходов, связанных с оплатой номеров в гостиницах. В то же время соглашением между организатором представительского мероприятия и предприятием-участником (или в приглашении на встречу) может быть предусмотрено, что все расходы (включая расходы на проезд и проживание) возлагаются на принимающую сторону.

    Представительские расходы в налоговом учете

    Относительно налогового учета по налогу на прибыль предприятий, то нормами пп. «а» пп. 138.10.2 НКУ предусмотрено относить к административным расходам, в частности, представительские расходы. Однако одновременно с этим существует норма пп. 139.1.1 НКУ, которая запрещает учитывать при определении налогооблагаемой прибыли расходы, не связанные с ведением хозяйственной деятельности, а именно: расходы на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников и т.п. (кроме расходов, «связанных с осуществлением рекламной деятельности», которые регулируются нормами пп. 140.1.5 НКУ). А расходы на проведение рекламы, как вы знаете, относятся к расходам двойного назначения. То есть их включают к налоговым расходам только если они связаны с ведением хозяйственной деятельности.

    С учетом совокупного действия перечисленных правовых норм можем сказать: представительские расходы в виде расходов на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха могут попасть к налоговым расходам только если их оформлять как такие, которые связаны с рекламой (осуществлены с рекламной целью) . В налоговой декларации по налогу на прибыль предприятий, утвержденной Приказом № 1213 (далее — Декларация) они отражаются в строке 06.2 «Расходы на сбыт».

    А все, что не будет связано с рекламными мероприятиями, но будет классифицироваться как представительские расходы, можно относить к административным расходам на основании пп. 138.10.2 НКУ. В Декларации их отражаютв строке 06.1 «Административные расходы» в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены (п. 138.5, п. 138.10 НКУ).

    Сейчас не предусмотрено специального ограничения относительно размера включения представительских расходов в состав расходов в целях определения налогооблагаемой прибыли 4 .

    Пенсионный фонд Украины в письме от 15.06.2012 г. № 13862/03-20 подтвердил, что на выплаты подотчетным лицам предприятия, связанные с компенсацией представительских расходов, единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование не начисляется и не удерживается 5 .

    В свою очередь в письме ГНСУ от 22.11.2012 № 5743/0/61-12/15-1415 разъяснено, что в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход подотчетного лица (в целях налогообложения НДФЛ) не включаются средства (наличные, безналичные, использование корпоративных платежных карточек), полученные от работодателя под отчет на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков (п. 170.9 НКУ). При этом обязательным условием является рекламная направленность расходов, осуществленных за счет таких средств, и их документальное подтверждение.

    Обоснование представительских расходов в документах

    В налоговом учете кроме требований относительно связи понесенных расходов с хозяйственной деятельностью существует еще одно: наличие подтверждающих первичных документов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета, и других документов, установленных разделом II НКУ (пп. 139.1.9, п. 138.2, п. 44.2 НКУ).

    В письме ГНСУ от 22.11.2012 г. № 5743/0/61-12/15-1415 рекомендуют подтверждать расходы на проведение представительских мероприятий следующими документами:

    приказ о проведении представительского мероприятия;

    приглашения иностранных представителей (делегаций) и их ответы (в виде писем, переданных и полученных посредством почтовой, факсимильной и электронной связи — прим. автора);

    акты выполненных работ, накладные на отпуск продукции, товаров со склада (документы из гостиниц, предприятий общественного питания, экскурсионных бюро, транспортных компаний, договоры аренды помещений и т.п. — прим. автора);

    отчет о проведенном мероприятии и фактических расходах (в котором отражаются цель представительного мероприятия, результат проведения, дата и место проведения, состав приглашенных, участники от принимающей стороны, фактически потраченная на представительские цели сумма — прим. автора);

    Мы в свою очередь (по усмотрению предприятия) предлагаем дополнить упомянутый перечень программой официального приема, встречи или иного представительного мероприятия, в которой перечислить участников — приглашенных лиц и назначить представителей предприятия, осуществляющих подготовку и организацию представительной встречи.

    В случае когда проведение представительских мероприятий является обычной практикой для предприятия, целесообразно разработать и утвердить Положение о проведении представительских мероприятий, в котором конкретизировать порядок их проведения и оформления.

    юрист, эксперт по вопросам
    налогообложения и бухгалтерского учета

    Список использованных нормативно-правовых актов:

    НКУ — Налоговый кодекс Украины.

    Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV.

    Закон о прибыли — Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 28.12.1994 г. № 334/94-ВР.

    Закон о ЕСВ — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.

    Приказ № 1026 — приказ Минфина «Об утверждении Норм средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядка их расходования» от 14.09.2010 г. № 1026.

    Приказ № 1213 — приказ Минфина «Об утверждении формы Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия» от 28.09.2011 г. № 1213.

    Инструкция по статистике зарплаты — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.

    1 Ведь согласно пп. 14.1.84 НКУ другие термины для целей раздела III НКУ используются в значениях, определенных Законом о бухучете и национальными и международными положениями (стандартами) финансовой отчетности, положениями (стандартами) бухгалтерского учета.

    2 Поскольку на основании п. 5.3 НКУ другие термины, которые применяются в НКУ и не определяются им, используют в значениях, установленных другими законами.

    3 Заметим, что нормативные документы НБУ разрешают использовать наличную иностранную валюту (и денежные средства с корпоративных карточек) на представительские расходы (организацию официальных мероприятий за рубежом).

    4 Ведь раньше согласно требованиям пп. 5.4.4 Закона о прибыли представительские расходы относились к валовым расходам в сумме, не превышавшей 2% от налогооблагаемой прибыли налогоплательщика за прошлый отчетный год.