Как проходит инвентаризация в организации

Содержание:

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

27 Января 2015

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель — сопоставление и выявление расхождений по фактическому наличию товара с теми данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара, заносят данные в графу «Фактическое наличие». По завершению пересчета опись подписывается всеми членами комиссии.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров.

Если у вас есть бухгалтер, то сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3, составленной на предыдущем шаге.

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

ТОРГ-16 — акт о списании товаров

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц. Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально-ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберемся в деталях, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, согласно российскому законодательству, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещается. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, и поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и соответствие его нормам качества, хранения и срокам годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие. Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: из одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй отдается материально ответственному лицу. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает в том числе и материально-ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, актируется формой ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе по срокам годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии. ТОРГ-15 заполняется при порче, бое, ломе — на товары, которые можно уценить или списать. Также заполняется в трех экземплярах и утверждается руководителем организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально-ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При обнаружении пересортицы — одновременного излишка и недостачи товаров одного наименования, но разного сорта — необходимо понять, одинаковы ли они по цене. В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах.

С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы.

Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Как проводится инвентаризация?

Главное в инвентаризации — необходимость подтвердить права собственника на определенные виды имущества. Поэтому возникает вопрос: кто может проводить инвентаризацию? Ответ таков: прежде всего собственник, и столько раз, сколько сочтет нужным. Однако в договоре о материальной ответственности, который он заключает с управляющим (нанятым администратором, кладовщиком, кассиром и т. п.), частота инвентаризаций может быть оговорена. Это только означает, что собственник добровольно ограничивает свои права.

Собственник может сам лично проводить инвентаризацию, но может — что, как правило, и делает — назначить комиссию. В крупных предприятиях инициатива проведения инвентаризаций принадлежит руководству, которому собственником делегировано это право. При этом известны два варианта отношения материально ответственных лиц к составу инвентаризационных комиссий. Лет тридцать назад их включали в состав этих комиссий, мотивируя такое решение тем, что преследуется совместная с администрацией цель установления истинного положения дел, что особенно важно в условиях инвентаризации незавершенного производства. Такой подход еще более важен на предприятиях розничной торговли, ведущих суммовой (стоимостной) учет товаров по покупным ценам. У них счет 41 «Товары» оказывается смешанным: по дебету ценности отражаются в покупных ценах, а по кредиту счета 90 «Продажи» — в розничных (продажных). И только сведения об остатках товаров по покупным ценам позволяет установить финансовый результат.

Однако в настоящее время, если речь не идет о приведенных случаях, в состав комиссий обычно перестали включать материально ответственных лиц, ибо исходили из того, что комиссия должна установить выполнение подотчетным лицом договора о материальной ответственности. В настоящее время, как показывает практика, специальный письменный договор чаще не составляется, но он, так или иначе, подразумевается. Точно так же, когда человек совершает покупку и платит деньги продавцу, речь идет о выполнении договора купли-продажи.

От фактов к учету или от учета к фактам

При самом проведении инвентаризации возможны два варианта: просто констатируется наличие ценностей, а потом выявленные (снятые) остатки сверяются с учетными данными; данные аналитических счетов (учетные остатки) подтверждаются фактическим наличием.

В первом случае процесс инвентаризации идет от факта к учетным данным, во втором — от учетных данных к фактическим. Формально второй путь может быть оправдан тем, что если собственник числит за материально ответственным лицом каких-то ценностей на Х руб., то и работник отчитаться должен на эту же величину. Однако в жизни правилен только первый подход, ибо у материально ответственного лица может быть излишек каких-либо ценностей, и в этом случае он не будет оприходован, а, следовательно, возникнет сокрытие ценностей, которые по праву не могут принадлежать материально ответственному лицу.

Самый простой вариант проведения инвентаризации — это так называемый нулевой вариант. Он удобен при достаточно быстрой оборачиваемости ценностей в условиях их партионного учета. Тут все просто: отпустили последнюю единицу ценностей, фактический остаток оказывается равен нулю, а в учете, например, числятся еще две единицы. Так констатируется недостача.

Инвентаризационная опись состоит из отдельных листов, граф, итоги которых подсчитываются по каждой странице с тем, чтобы потом нельзя было что-то изменить. Все члены комиссии, включая материально ответственное лицо, подписываются под каждым листом. Но на практике достаточно часто последний лист не подписывается до выяснения окончательного результата. Это связано с тем, что в случае нормальной работы проверяемого лица всегда должна быть недостача. (Излишек хуже недостачи, так как свидетельствует о том, что при отпуске получателя ценностей обсчитали, обвесили и т. п.). Это связано, прежде всего, с так называемой естественной убылью, которая включает и нормируемые потери. Так вот материально ответственные лица иногда пытаются спрятать от комиссии часть ценностей, но если выявленная недостача окажется больше возможной естественной убыли, то члены комиссии могут услышать радостно извиняющийся крик:

— Ой, я забыл предъявить ящик масла.

И предъявляет из укромного места этот ящик. Комиссия должна отразить этот ящик как излишек ценностей и не принимать его в покрытие от недостачи. (Хотя собственник имеет право зачесть его как пересортицу.) Пересортица может быть выявлена только при количественно-суммовом (натурально-стоимостном) учете, когда одни ценности оказываются в излишке, а других может не хватать.

Если в инвентаризируемом предприятии ведется учет по данной схеме, то в бухгалтерии составляется сличительная ведомость, в которой и устанавливается излишек или недостача не по общему итогу ценностей, а по каждому их наименованию.

Если материально ответственное лицо соглашается с выявленными результатами и признает их, то в случае торговли новый товарный отчет включает уже и новый входящий остаток. Но если материально ответственное лицо не признает недостачи, то оно должно написать объяснение с изложением своих аргументов. В этом случае входящий остаток следует указать в прежней величине, а далее начинается сначала внутреннее разбирательство, в результате которого собственник может списать недостачу за счет предприятия (т.е. принять ее на свой счет). Если же этого не произойдет, то дело будет передано в суд. При всех обстоятельствах выявленная сумма недостачи будет списана со счета 41 «Товары». В первом случае — на результаты, во втором — на дебиторов по претензии. Суд своим решением или обяжет материально ответственное лицо возместить недостачу или откажет в иске.

Презумпция

И тут надо сделать очень важное замечание о презумпции невиновности. Строго говоря, если инвентаризационная комиссия выявила недостачу, материально ответственное лицо может потребовать, чтобы администрация и доказывала его, например, кладовщика, кассира вину и может отказаться писать объяснения, тем самым осложняя работу администрации по оформлению дел для последующего судебного разбирательства. Понимая это, составители договоров о материальной ответственности вольно или невольно закладывают в него презумпцию виновности. Это означает, что в случае констатации недостачи и тем более излишка ценностей материально ответственное лицо, а не администрация, должно доказывать свою невиновность.

Эффективность

Обычно считается, что самая эффективная инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц. Это правда, ибо в этом случае сдающий дела сам все просчитает и, в случае недостачи, покроет ее. Отсюда следует, что чем чаще происходит смена материально ответственных лиц, тем крепче сохранность ценностей, конечно, если с этих лиц есть что получить, а у них будет возможность, желание и необходимость выявленную недостачу погасить.

Внезапность

Обычно предполагается, что инвентаризацию хорошо проводить внезапно.

Во многих случаях это правильно. Например, администрация фирмы узнает, что некий директор магазина торгует своими товарами в ущерб собственникам. Тут нужна внезапность. Но возможны и другие случаи. Один из эпизодов своей жизни рассказывал замечательный юрист А.Ф. Кони. Ему сообщили, что в кассе одного из служебных учреждений губернского города образовалась огромная недостача. (Любопытно, что большие суммы наличных денег тогда находились не в банке, а в кассе, что по современным представлениям уже большое нарушение.) Кони выехал с ревизией. По дороге к нему подсел некий господин, представился и сообщил, что казначей ревизуемого учреждения набрал денег в долг и уже к ревизии готов. Собеседник утверждал, что только внезапность позволит разоблачить негодяя. Кони спокойно выслушал собеседника и попросил никому не говорить об этом. Приехав в город, Кони в присутствии казначея пересчитал деньги в сундуке, составил акт, в котором подтверждалось полное наличие денежных средств. Все были довольны. Потом Кони пожал руку проверяемому, опечатал сундук с деньгами и распорядился отправить его в столицу, в центральное казначейство. Человек, который минуту назад ликовал, покрылся потом и упал без сознания. Это не помогло. Так что иногда объявленный открытый срок лучше внезапности.

Перманентность

В хороших предприятиях, где ведется количественно-суммовой (натурально-стоимостной) учет, вместо одноразовых сплошных инвентаризаций проводятся выборочные сличения. Скажем, уполномоченный сотрудник каждый день берет три карточки аналитического учета товаров (материалов), идет на склад и сверяет учетное количество с фактическим наличием. Также перманентные инвентаризации поддерживают учетно-бухгалтерскую дисциплину и способствуют усилению режима сохранности товарно-материальных ценностей.

Аудит и инвентаризация

Аудитор должен составить мнение о правдивости бухгалтерской отчетности. Без инвентаризации это невозможно. Однако на практике сплошь и рядом обходятся без инвентаризации, а, следовательно, в таких случаях грош цена и всему мнению аудитора. Вместе с тем сам аудитор в инвентаризации как член инвентаризационной комиссии принимать участие не должен, а вот наблюдать, как инвентаризация проводится — обязан. Такой подход делает аудитора независимым экспертом, способным оценить саму технику и добросовестность проведения работниками проверяемой фирмы инвентаризации. Как, например, проводится неизбежная в таких случаях выборка ценностей. Некоторые контролеры, например, предъявленный им коньяк проверяли на вкус (органолептический анализ) и при этом хотели пробовать из каждой бутылки.

Аудитор должен оценить качество проведенной инвентаризации, и только это позволит ему оценить достоверность самой отчетности. При этом аудитор должен быть беспристрастным и искать только то, что велит ему его совесть. Это часто обижает клиентов. Они думают, что платить аудитору не самое лучшее дело, но если аудитор пишет что-то плохое с точки зрения плательщика, то это ему (клиенту) кажется чудовищно безнравственным. Но нравственность в том и есть, чтобы не обязываться там, где обязываться не надо.

Внимание — очень важное слово. Оно особенно важно для тех, кто ведет учет. И хотя со мной, очевидно, все будут согласны, мне хочется привести один печальный случай.

Война. Большие строгости. При инвентаризации на складе была выявлена недостача двух буханок хлеба. Кладовщик написал объяснение, из которого следовало, что он эти буханки не брал, что он человек честный, а его сын — герой Советского Союза. Объяснение признали неубедительным и человека расстреляли. А потом оказалось, что все дело в бухгалтерской ошибке: умножая в одной из накладных на поступающий хлеб цену на количество, бухгалтер ошибся и записал существенно большую стоимость, равную двум буханкам. Но в природе их не было, а в учете сальдо счета «Товары» (тогда это был счет 009, а не 41) оказалось завышенным, и при проверке образовалась псевдонедостача, за что безвинно пострадал кладовщик.

Отсюда видно, как методы учета переплетаются с основами жизни, и каждый бухгалтер должен понимать, что инвентаризация — это не только выявление ценностей предприятия, но и проверка своих духовных ценностей, которую время от времени должен проводить каждый человек.

И, прочитав эту статью, не спешите на рабочее место пересчитывать и перемеривать чужое богатство, а сначала перепроверьте свои духовные ценности. Хорошо было бы выявить в этом случае излишки.И чем их больше, тем будет всем лучше. Но не приписывайте то, чего нет.

Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации

Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель — проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность проведения инвентаризации, превращая ее в формальность. Однако, только в ходе данной процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет, и, что самое главное, минимизировать налоговые риски.

Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. )

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Что необходимо проверить при инвентаризации?

Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

  • нематериальные активы;
  • основные средства;
  • финансовые вложения;
  • товарно-материальные ценности;
  • незавершенное производство и расходы будущих периодов;
  • денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
  • расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
  • резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
  • активы и обязательства компании.

Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету, Контур.Школа: «Не обязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно » .

Основные этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный этап:

  • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
  • формирование инвентаризационной комиссии;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
  • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

  • Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
  • Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Выявлены излишки имущества

Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).

Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

Ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.

Советуем посмотреть запись вебинара «Как провести и оформить инвентаризацию в бухгалтерском и налоговом учете». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ. Методическое руководство

Федеральным законом № 129-ФЗ, а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:

Статья 12. Инвентаризация имущества и обязательств.

1. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

2. Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации — на увеличение финансирования (фондов);
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации — на уменьшение финансирования (фондов).

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.

ПЕРВЫЙ ЭТАП– подготовительный.

• – подготовка товаров к проведению инвентаризации;
• – подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации;
• – формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;
• – определение сроков проведения и видов инвентаризуемых товаров;
В день, предшествующий инвентаризации, сотрудники магазина приводят в порядок товарные группы подлежащие инвентаризации. Для сканирования ТСД товары должны иметь этикетки со штрих-кодом. В торговом зале и местах хранения производят расстановку товара по ассортименту. Директор магазина после снятия отчётов отделов о продажах создаёт в учётной программе документы «Инвентаризационная опись» отдельно по каждой группе или сводный. (ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ по форме ИНВ-3 от 18 августа 1998г) За отделом, производящим инвентаризацию закрепляется опытный продавец или менеджер по группе товаров. Определяются сотрудники магазина, проводящие инвентаризацию. Директор магазина проверяет по базе данных, все ли приходно-расходные документы, касающиеся проверяемой товарной группы или конкретного товара закрыты.

ВТОРОЙ ЭТАП –выявление и проверка фактического наличия товаров, а также составление инвентаризационных описей.

Продавцам ставится задача посчитать количество единиц товара вручную или путем сканирования на ТСД. Сотрудник, работающий с учётной программой принимает информацию о товаре на ТСД или документ «Сверка наличия», заполненный вручную и вводит данные фактического остатка в учетную программу.
Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску товаров по инвентаризуемой группе должны быть прекращены. Товары, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации.
Просчитанный товар, не подлежит продаже с момента начала его пересчета до особого разрешения директора магазина.
В ходе инвентаризации в учётной программе составляются документы «Инвентаризационная опись», в которые заносятся сведения о фактическом наличии и реальности остатков товаров. Документы «Инвентаризационная опись» являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача сотрудников на этом этапе – наиболее полно и точно внести данные, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, количества и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все материально ответственные лица отдела. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку товаров в их присутствии, об отсутствии претензий и принятии перечисленного в описи товара на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

ТРЕТИЙ ЭТАП – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета:

Выявляются расхождения в учетной программе с фактическими остатками . Директор магазина совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию определяются причины расхождений, при необходимости сверяется движение ТМЦ за период с момента предыдущей инвентаризации.

ЧЕТВЁРТЫЙ ЭТАП– оформление результатов инвентаризации.

На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно коллективного договора о материальной ответственности.
Результат инвентаризации:
• 2 экз. – «Сверка наличия», с подсчетом количества товаров продавцами. При подсчёте с помощью ТСД (терминала сбора данных) документ не оформляется. Заверяется подписями сотрудников проводивших инвентаризацию. Оригинал – в бухгалтерию. Ксерокопия в магазин.
• 2 экз. – Итоговый документ «Инвентаризационная опись» с подписями материально ответственных лиц. Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
• 2 экз. – Документ «Списание ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» . Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
• 2 экз. – Документ «Оприходование ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
• 2 экз. – Приложение: Реестр документов «Инвентаризационная опись», «Оприходование ТМЦ», «Списание ТМЦ». Составляется в случае полной инвентаризации.

ПОСЛЕДНИЙ ЭТАП – сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в количественном и стоимостном выражении по розничным ценам, сложившимся на дату инвентаризации. При составлении документов списания и ввода остатков ТМЦ необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Бухгалтерия учитывает разницу в стоимости товаров и взыскивает с материально ответственных лиц согласно договору о коллективной материальной ответственности.

Время проведения и продолжительность инвентаризации. Определяется исходя из объёмов товарных групп, количества сотрудников участвующих в инвентаризации, возможности проведения инвентаризации в рабочее магазина.

Ассортимент для проверки. Проводить инвентаризацию по всему ассортименту или по его части, — зависит от количества наименований товара, количества персонала, участвующего в инвентаризации и степени автоматизации данного процесса.

Подготовка к инвентаризации. Ассортимент изолируется от покупателей. По возможности склад перестает отгружать товар проверяемого ассортимента. При проведении выборочной инвентаризации нужно убедиться в отсутствии проверяемого ассортимента в других частях торгового зала, местах возможного хранения брака. Должны быть учтены возможные «недовозы» товара со склада Компании. Весь персонал должен быть информирован о возможных проблемах, возникающих во время проведения инвентаризации.

Подсчет. Должен быть осуществлен подсчет всех товарных единиц (одна за другой). Категорически запрещается производить подсчёт по наименованиям в поиске недостающих единиц. На складе (в подсобном помещении) рекомендуется соблюдать строгое закрепление мест хранения за определенными товарами. Это уменьшает количество административных ошибок.

В случае, если инвентаризация проводится в рабочее время, подсчитанный товар может сразу поступать в продажу.

Распределение работы между проверяющими. Определить количество товарных групп для каждого сотрудника. Все товарные единицы зоны должны быть просканированы и подтверждены.
Контроль и подтверждение инвентаризации. Убедитесь, что итоговое число товарных единиц соответствует проверенному количеству. Т.е. убедитесь, что весь товар вошел в инвентаризацию. Убедитесь в том, что все товарные единицы были просканированы, а также в том, что подсчет был осуществлен корректно — все товарные единицы были подсчитаны только один раз. Подтвердите итог инвентаризации.

Сверка несоответствий. По окончании пересчета магазин работает в нормальном режиме и начинается бухгалтерская фаза, т. е. по сличительным ведомостям составляется список несоответствий между фактическим и учетным количеством. Несоответствия по возможности устраняются.
Если инвентаризация выборочная, она повторяется до тех пор, пока не будет проверен весь ассортимент.Затем составляется полная «Инвентаризационная опись». Таким образом, достигается полная картина о состоянии товара в магазине. После этого надо пересчитать те позиции, по которым выявлены несоответствия.

Как показывает практика, серия выборочных инвентаризаций позволяет поддерживать товарный учет на высоком уровне. Однако полная инвентаризация необходима, т. к. отдельные ошибки могут остаться неучтенными.

Конкретизация применения в ТиС V7.7

Порядок проведения инвентаризации утверждается руководителем Компании. Доводится до всех сотрудников, участвующих в инвентаризации.Это директор магазина, продавцы, бухгалтерия.
Плюс методики в том, что согласуются действия сотрудников на каждом этапе работ.
Каждый знает ЧТО делает и за ЧТО отвечает. Данная методика определяет и порядок проведения выборочных инвентаризаций, которые необходимы для устранения пересортицы товаров, имеющих разницу в стоимости.
Формы документов стандартные. Приведены в четвертом этапе.
Применение данной методики в нашей Компании позволило проводить полную инвентаризацию магазина с ассортиментом в 6500 наименований без закрытия торгового зала. Инвентаризации проводились по группам товаров ежедневно за час-полтора после снятия продаж.
Примечание. Для планирования времени инвентаризации и инвентаризируемых групп товаров — распечатывались остатки по группам (в штуках), составлялся график инвентаризации. См. пример.