Как составить историческую справку

Содержание:

Как составить историческую справку

Образец исторической справки

Составление исторической справки и дополнения к ней

Историческая справка составляется при первом упорядочении документов фондообразователя. В отдельных случаях первое упорядочение является одновременно и последним.

Принципы составления исторической справки являются универсальными и распространяются на все фондообразователи независимо от формы собственности.

Основная задача исторической справки заключается в предоставлении необходимой информации с целью ознакомления с фондообразователем и его деятельностью за соответствующий период, составом документов, характеризующих эту деятельность, соответствующим справочным аппаратом.

Указанная выше задача определяет структуру построения исторической справки, а именно наличие в ней 3-х обязательных разделов.

Первый раздел освещает историю фондообразователя за определенный период его деятельности; второй – характеризует документы, отложившиеся в его деятельности за указанный период; третий — анализирует соответствующий справочный аппарат.

В первом разделе в обязательном порядке:

— указывается период деятельности фондообразователя;

— дается информация о дате образования, наименовании и подчиненности фондообразователя (если имеется) со ссылкой на соответствующий нормативный документ (Указ, приказ, постановление, решение, распоряжение и т.д.). При этом указывается место нахождения фондообразователя, а именно: населенный пункт (село, поселок, поселок городского типа, город), район, область;

— определяется юридический статус фондообразователя (орган государственной исполнительной власти, орган местного самоуправления, общественные организации, государственные предприятия и т.д.) со ссылкой на основной нормативный либо регламентирующий документ (Закон, Устав, Положение, Регламент и т.д.);

— раскрываются основные задачи и функции фондообразователя со ссылкой на вышеупомянутый документ;

— освещается масштаб деятельности и подведомственная сеть фондообразователя (если таковая имеется);

— характеризуется структура административно-управленческого аппарата с указанием общего количества штатных единиц, а также производственная структура (если таковая имеется). В случае отсутствия структуры административно-управленческого аппарата указываются должности и общее количество штатных работников, при этом ссылка на соответствующие документы (штатные расписания, балансы, отчеты и т.д.) обязательна.

Все подразделы первого раздела исторической справки даются на момент образования фондообразователя и после всех изменений воспроизводятся вновь.

В заголовке исторической справки указываются последнее наименование, подчиненность и местонахождение фондообразователя.

Во втором разделе:

указывается общее количество дел, отложившихся в деятельности фондообразователя, выявленных в результате научно-технического упорядочения его документов за соответствующий период (с разбивкой по категориям дел);

— определяется степень сохранности документов фондообразователя. Для этого используется номенклатура (номенклатуры) дел фондообразователя за соответствующий период его деятельности.

В случае неудовлетворительной сохранности документов прилагается акт о недостающих документов и акт о документах, пути розыска которых исчерпан (если есть необходимость).

Кроме этого прилагать документ (приказ , распоряжение, служебная записка) о реакции руководства фондообразователя на факт утери (порчи) документов НАФ.

— дается краткая характеристика физического и санитарно-гигиенического состояния документов фонда, их готовности к передаче на государственное хранение.

В третьем разделе:

даются сведения о справочном аппарате фонда с подробной характеристикой каждого его вида (принципа построения описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного хранения (если имеются), состава внесенных в них документов, оговоркой случаев ведения дел либо их формирования за период более одного года);

— указываются возможные направления использования документов фонда и случаи такого использования (написание научных статей, монографий и т.д. на основании документов данного фонда).

Историческая справка оканчивается фразой о продолжении либо прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации (если таковые имеются).

Документы профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации включаются в описи дел постоянного хранения на общих основаниях в конце годового (годовых) раздела описи.

Наименования фондообразователя и его подчиненность воспроизводятся полностью.

Следует иметь ввиду, что прекращение деятельности фондообразователя наступает с момента исключения его из Единого Государственного Реестра Предприятий и Организаций Украины (ЕГРПОУ). Историческая справка подписывается составителем и руководителем организации.

Дополнение к исторической справке

Дополнение к исторической справке составляется при втором и последующем упорядочении документов фондообразователя, включая и последнее.

Принципы составления, задачи, структура построения дополнения к исторической справке аналогичны исторической справке.

Если каких-либо изменений в наименовании, подчиненности, юридическом статусе, форме собственности, правовой основе деятельности, задачах, функциях, масштабе деятельности, подведомственной сети, структуре административно-управленческого аппарата, производственной структуре фондообразователя за период, охватываемый дополнением к исторической справке не произошло, делается соответствующая запись: «За указанный период изменений в . . . не произошло».

Все произошедшие изменения отражаются аналогично исторической справке.

Между первым и вторым разделами помещается информация о количестве и место нахождении упорядоченных ранее документов постоянного хранения и по личному составу с указанием номеров и дат протоколов заседаний ЭПК Госархива Луганской области, одобривших, согласовавших соответствующие описи например: «Документы постоянного хранения за . годы в количестве. ед. хр. с №. по №. внесены в опись №. одобрены ЭПК Госархива Луганской области(протокол от . №. ) и переданы на хранение в . .

Документы по личному составу за . годы в количестве. ед. хр., с №. по №. внесены в опись №. согласованы с ЭПК Госархива Луганской области (протокол от . №. ) и находятся на хранении (переданы на хранение) в . ».

Второй и третий разделы дополнения к исторической справки составляются аналогично исторической справке.

Завершается дополнение к исторической справке информацией о продолжении или прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) других общественных организаций (если таковые имеются).

Дополнение к исторической справке подписывается составителем и руководителем организации .

Как оформить историческую справку к документам архива организации?

Предполагаю, что автору вопроса надо не «заполнять архивную справку по форме», а представить в вышестоящую организацию историческую справку об учреждении, которое отмечает полувековой юбилей.

Историческая справка является одним из элементов системы научно-справочного аппарата к документам архива организации. Как минимум один экземпляр исторической справки должен храниться в архиве в деле фонда. Правила составления и оформления исторической справки, в которой должны отражаться сведения об истории организации, устанавливают Основные правила работы архивов организаций (утв. решением коллегии Росархива от 06.02.2002; п. 7.6).

Историческая справка должна состоять из трех разделов, оформляется она на чистых листах бумаги с соответствующими названиями разделов.

Первый раздел называется «История фондообразователя», в нем должны быть по итогам года со ссылками на соответствующие документы зафиксированы в хронологической последовательности (начиная с даты создания организации) все изменения в ее структуре и функциях, в составе подведомственных организаций, изменения организационно-правовой формы и т.п.

«Лучшие» практики работы архивов показывают, что в первый раздел исторической справки сейчас необходимо вносить и сведения:

  • об образовании органов управления организацией (коллегиальных и единоличных исполнительных);
  • о назначении (увольнении или перемещении) должностных лиц, входящих в состав руководящих органов и руководства организации (включая главного бухгалтера и его заместителей, руководителя службы внутреннего контроля и т.п.);
  • о фактах получения лицензий и сертификатов, об участии и наградах международных и российских выставок и представительных мероприятий;
  • о компании – внешнем аудиторе;
  • дате публикации «обнародования» очередного годового отчета;
  • внедрении той или иной информационной системы и т.п. и даже о фактах публикации информации о существенных событиях (перед проведением общего собрания акционеров).

Историческая справка становится сводным документом, в котором фиксируются действительно важные для истории организации (и для истории ее архивного фонда) факты и события, причем со ссылками на даты и номера соответствующих подтверждающих документов.

Чтобы правильно «вести» историческую справку, архив (служба делопроизводства) организации должен стать подразделением обязательной рассылки всех значимых приказов по основной деятельности и личному составу и т.п., активно взаимодействовать с корпоративным секретарем и юридической службой, со всеми подразделениями организации. Причем в течение года в архиве можно просто собирать копии документов, необходимых для внесения записей об истории фонда, а в конце года на их основе внести в хронологической последовательности записи в первый раздел исторической справки. Далее, в процессе работы с подразделениями над описями дел, сдаваемых в архив, можно делать необходимые аннотации к заголовкам дел в описи, что облегчит поиск документов в архиве и составление годового раздела собственно архивной описи (описи дел постоянного срока хранения, которая составляется архивом организации на основе описей, сданных структурными подразделениями).

В корпоративном управлении очень важно формировать, транслировать и пропагандировать историю организации – позитивную историю бизнеса, чему способствует и правильное ведение научно-справочного аппарата к документам архива организации.

Историческая справка для архива: как правильно составить

Статьи по теме

Одним из обязательных компонентов научно-справочного аппарата архива организации является историческая справка. В статье рассказывается о тонкостях и нюансах ее составления и приводится образец заполнения исторической справки организации.

Из статьи вы узнаете:

Зачем нужна историческая справка для архива

Архив любой организации должен быть снабжен соответствующим научно-справочным аппаратом. Одним из компонентов данного аппарата является историческая справка. В деле фонда архива должен находиться по меньшей мере один экземпляр исторической справки. Основные правила архивов организаций утверждены п. 7.6 решения коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Другим документом, регламентирующим деятельность архива предприятия, являются Правила работы ведомственных архивов. Согласно Правилам основными учетными единицами архива являются фонд и дела (единицы хранения). Все документы, подлежащие архивному хранению, размещаются в специально оборудованном помещении в сейфах или металлических шкафах.

Правила работы ведомственных архивов определяют состав документации, с помощью которой осуществляется учет деловых бумаг, находящихся на хранении в архиве. К ним относятся:

  • Журнал учета поступления документов.
  • Перечень фондов.
  • Листы фондов.
  • Описи дел.

Помимо документации, с помощью которой ведется учет деловых бумаг, архив предприятия должен быть снабжен соответствующим научно-справочным аппаратом.

Справочники по составу и содержанию документов являются основными видами научно-справочного аппарата. В его состав входят разного рода картотеки, номенклатуры дел, описи дел и исторические справки.

Между учетными документами архива и научно-справочным аппаратом существует взаимосвязь. Основная функция научно-справочного аппарата — обеспечение эффективного поиска и оптимального использования архивной документации.

Ведущая роль здесь принадлежит описям дел. На их основе строится создание всего остального научно-справочного аппарата, в том числе, и образцов исторических справок организации для архива.

Связь между всеми элементам научно-справочного аппарата осуществляется при помощи поисковых данных деловых бумаг. К таким поисковым данным относятся номера фондов, описей, дел и листов дела.

Историческая справка как элемент научно-справочного аппарата архива компании содержит ряд ключевых сведений обо всех аспектах деятельности фирмы.

В первую очередь к ним относится история развития компании. Следует отметить, что история развития компании включает в себя и историю ее организации.

Основным назначением исторической справки организации является фиксация ключевых моментов деятельности фирмы за весь период ее существования.

Как происходит процедура разработки и составления исторической справки?

  1. Определяется состав деловой документации, имеющейся в наличии.
  2. На основе полученных данных разрабатывается стратегия поиска, восстановления и сбора недостающих данных.

На практике любой документ, фиксирующий заключение договора или проведение сделки, может стать источником ценных данных для заполнения образца исторической справки для архива организации.

Любая документация фирмы, в том числе инвестиционные или иные проекты, документация по строительству и коммунальному обеспечению может стать источником информации при составлении исторической справки для архива. Все данные должны пройти проверку на соответствие объективной действительности, чтобы избежать искажения информации об истории создании и развития компании.

Из каких разделов состоит историческая справка

Структура исторической справки содержит в себе три базовых блока.

«История фондообразователя». В нем в хронологической последовательности фиксируются все изменения организационной структуры компании, изменения функций организации, состава структурных подразделений и филиалов, а также изменения организационно-правовой формы ведения бизнеса.

В 2018 году уместным будет внесение в данный блок следующих сведений:

  • о создании и изменении органов управления компанией (коллегиальных, исполнительных и единоличных);
  • о назначении, перемещении и увольнении руководящих и должностных лиц компании (главного бухгалтера и его заместителей, руководителя службы внутренней безопасности или контроля, начальника отдела кадров или службы персонала, директора по развитию и маркетинга и т.п.);
  • о получении свидетельств, сертификатов, наград на выставках и международных конкурсах;
  • данные об организации, осуществляющий внешний аудит;
  • информацию о публикации годовых отчетов;
  • данные о мероприятиях по внедрению информационных систем;
  • факты публикации материалов в СМИ о деятельности компании (как правило, перед проведением планового собрания акционеров);

«История фонда». Он содержит сведения об истории ДОУ компании, содержании документов фирмы и их структуре.

Блок «История фонда» должен содержать следующие сведения:

  • общее количество дел в фонде компании и их крайние даты (открытие и закрытие дела);
  • состав деловых бумаг фонда, даты создания и закрытия дел каждой группы;
  • информацию о времени поступления фонда в архив компании;
  • данные о сохранности документации;
  • информацию о произошедших изменениях в составе документации и ее объеме;
  • если компании осуществляла передачу дел на государственное хранение, должны быть сделаны указания на дату и место передачи, указано название госархива, номер фонда, который был присвоен данным учреждением архиву предприятия, ссылка на акт приема-передачи дел и реквизиты этого документа.

«Характеристика документов». В нем приводятся сведения об общем объеме документационного фонда фирмы, фиксируются факты поведенной утилизации части деловых бумаг (если уничтожение документов осуществлялось в период существования компании). Дается информация о принятой в компании системе учета документационного фонда и используемом научно-справочном аппарате.

Минимальный набор данных третьего блока исторической справки должен содержать следующие сведения:

  • базовые виды деловых бумаг;
  • специфика принятой в компании системы документирования;
  • общая информации о текущем порядке работы с документацией: содержание и количество выдаваемых справок социально-правового назначения, порядок подбора и выдачи информации в структурные подразделения и филиалы фирмы и т.п.

Историческая справка для архива изготавливается в четырех экземплярах. Один остается в организации, а три остальных предаются вместе с описями в госархив в ходе осуществления процедуры приема-передачи дел.

Как правильно вести историческую справку для архива

Историческая справка для архива является сводным систематизирующим документом, фиксирующем ключевые факты, мероприятия и события для истории компании. Данный хронологический перечень содержит не только даты событий, но и ссылки на нормативные акты, подтверждающие их.

Для того чтобы правильно вести историческую справку компании, отдел ДОУ должен:

систематически учитывать и фиксировать ключевые исполнительные документы по личному составу и основной деятельности;

находиться в тесном взаимодействии с секретариатом, главой юридической службы, и руководителями всех структурных подразделений компании.

На практике такая работа заключается в сборе в течение года копий всех ключевых деловых бумаг компании для внесения записей в историю фонда организации. В конце года на основе собранных записей информация вносится в первый блок исторической справки «История фондообразователя».

Следующий этап работы — добавление аннотаций к заголовкам дел. Данная работа происходит в ходе взаимодействия с отделами при составлении описей дел, передаваемых в архив. Добавление аннотаций облегчит дальнейший поиск документов в архиве и работу над составлением годового раздела архивной описи.

Как составить историческую справку

В своем роде, историческая справка является достаточно значимым документом, и ее присутствие только лишь поможет при покупке или продаже компании. Сама по себе, историческая справка содержит в себе целый ряд сведений о некоторых аспектах деятельности предприятия. Это в первую очередь и сама история развития компании, при чем справка содержит в себе как историю развития, так и историю организации предприятия.

Задача составления исторической справки

Главной задачей, при составлении исторической справки, является полная проработка всех аспектов деятельности организации за длительный период ее функционирования. В таком случае очень важна работа и квалификация архивиста.

Анализ различных документов компании

Архивист занимается тем, что проводит анализ различных документов компании, тем самым выявляя наброски для будущей исторической справки. Это очень важная часть работы. В этом случае можно отметить, что чем лучше будет выполнены архивные услуги, тем, следовательно, более лучшим и практичным будет и эффект, достигнутый от всего данного процесса.

Определить наличие документов

Изначально, перед тем как приступать к выполнению данной работы, следует определиться с тем, какие документы имеются в наличии, и уже исходя из этого начать сбор данных для составления исторической справки. Как правило, в ход идут фактически любые истории сделок и удачных договоров на сотрудничество, заключенных компанией.

Подбор документов

Сюда можно отнести инвестиционные проекты, если это строительство, то также различного рода строительные работы коммунального плана, а также многое другое, что только удастся найти. При этом рекомендуется, чтобы вся имеющаяся информация была максимально точной, и ни в коем случае не противоречила действительности. Ведь при перепродаже компании потенциальный покупатель сможет собрать некоторый набор справочных данных, и если возникнут противоречия с предоставленной ему информацией просто откажется от дальнейшего сотрудничества.

Помощь специалистов в подготовке исторической справки

А этого никак нельзя допустить, ибо такая репутация только лишь навредит созданному имиджу компании, и в дальнейшем вызовет негативную славу со стороны как клиентов, так и компаньонов. Проработать весь архивный фонд, и на его основании составить качественную и хорошо проработанную историческую справку может помочь команда специалистов, которые занимаются решением данного вопроса, и непременно помогут правильно и точно составить этот очень нужный документ. Наша компания предлагает свои услуги по составлению архивных справок, хранению и уничтожению документов. Мы работаем в сфере архивных услуг уже более 10 лет!

Выдаем историческую справку организации (Е. Кожанова, журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 5, май 2017 г.)

Выдаем историческую справку организации

специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 5, май 2017 г., с. 46-52.

Историческая справка организации — документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.

Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.

Примечание. См. статью «Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика» на стр. 15 журнала N 1′ 2017.

Когда и для чего нужна историческая справка

Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО «Мелодия», а уволился из ООО «Симфония». Или пришел работать в ООО «Энергия», которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО «Атом», а еще через некоторое время ОАО «Атом» превратилось в ПАО «Атом». Вариантов может быть множество. Все подобные «неожиданности» в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.

При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.

Таким образом, историческая справка требуется:

при подготовке архивных справок и выписок,

передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.

Историческая и архивная справки: как не перепутать

Историческая и архивная справки — это два разных документа.

Историческая справка — это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.

Архивная справка — это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.

Составляем историческую справку

Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:

1. Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила-2015).

2. Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее — Основные правила). Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.

Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть. Для удобства представим содержание исторической справки в виде схемы (на стр. 48).

Схема. Историческая справка

Примечание. См. статью «Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок» на стр. 36 журнала N 4′ 2016.

Конечно, кадровику вряд ли удастся заполнить абсолютно все перечисленные в схеме информационные блоки. Но делать этого и не нужно: это работа архивариуса, причем на том этапе становления системы хранения документов, когда архив уже работает в полную силу. Мы будем составлять «облегченный» вариант исторической справки, цель которого — описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.

Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.

Таблица. Содержание исторической справки

Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации

На основе соответствующих распорядительных документов

Структура и функции, их изменения

На основе организационной структуры

С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу

Крайние даты документов

Степень сохранности документов

Особенности формирования единиц хранения и их систематизации

Место хранения документов по личному составу

С указанием фактического адреса нахождения хранилища

Оформление исторической справки

С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:

— наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);

— наименование вида документа;

— дата документа (дата подписания справки);

— номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень «частных» случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);

— место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);

Подписывают историческую справку составитель — в нашем случае начальник отдела кадров — и руководитель организации.

Отдельного внимания заслуживает реквизит «Текст документа». Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как «в далеком 1973 году», «в этот трудный для страны период наш завод. » и т.п.

Историческая справка — документ архива, и никакой презентационной нагрузки не несет. Одновременно не нужно пускаться в излишние подробности. Так, при сообщении о создании организации достаточно ссылки на приказ. Никаких прочих регистрационных данных и реквизитов указывать не нужно (Пример 1).

Пример 1. Историческая справка организации, составленная в отделе кадров

Акционерное общество «Природные ресурсы»
(АО «Природные ресурсы»)

Общество с ограниченной ответственностью «Природные ресурсы» образовалось в 2009 году (договор об учреждении от 18.03.2009 N 1).

Общество с ограниченной ответственностью «Природные ресурсы» реорганизовано в форме преобразования в Закрытое акционерное общество «Природные ресурсы» (решение учредителей от 17.05.2010 N 534).

1 сентября 2014 г. Закрытое акционерное общество «Природные ресурсы» реорганизовано в форме преобразования в Акционерное общество «Природные ресурсы» (решение акционеров от 01.09.2014 N 653).

Основной вид деятельности АО «Природные ресурсы» — производство и распределение газообразного топлива.

Приказом от 09.01.2017 N 1 утверждена следующая организационная структура:

2 — Управление по персоналу,

Управление по персоналу АО «Природные ресурсы» осуществляет архивное хранение документов по личному составу. Хранение осуществляется по адресу: г. Москва, ул. 25-й дивизии, д. 42, к. 3, каб. 0021.

На хранении находятся документы по личному составу за 2010-2016 годы в количестве 965 томов (опись N 1/ЛС). Документы по личному составу за 2009 год были утрачены при пожаре в офисе АО «Природные ресурсы», произошедшем 15 января 2010 года (акт о пожаре от 15.01.2010 N 1).

Состояние документов, находящихся на хранении, хорошее. В дела сформированы документы одного календарного года (за исключением личных дел). Каждая единица хранения содержит не более 250 листов. Тома сшиты в картонные обложки, снабжены внутренней описью, листом-заверителем.

В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша «облегченная справка» может существовать и в единственном экземпляре.

После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.

Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп «Копия» или «Копия верна», затем указывается должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.

Обратите внимание на Пример 2: на бланке организации сообщается, что работник был принят в организацию с тем же наименованием, но другой организационно-правовой формой. По месту предъявления этой справки наверняка возникнут вопросы. Что это: опечатка, попытка ввести в заблуждение, правда? Копия исторической справки снимет эти вопросы.

Пример 2. Архивная справка со ссылкой на копию приложенной исторической справки организации