Как составлять авансовый отчет

Содержание:

Авансовый отчет по командировке-2018

Работник, которого направили в служебную командировку, как правило, имеет в своем распоряжении деньги, выданные ему подотчет для насущных расходов. Поэтому после возвращения он должен отчитаться за истраченные средства. Пример заполнения авансового отчета по командировке вы найдете в данной статье, а также узнаете, в какой срок его необходимо сдать в бухгалтерию.

В 2018 году многие документы, связанные с оформлением служебных командировок, больше не являются обязательными, например командировочное удостоверение, но авансовый отчет по командировке-2018 никто не отменял. Он, как и прежде, должен рассказать начальству, бухгалтерии и контролирующим органам, сколько денег было истрачено командированным работником и на какие нужды. В документ необходимо включить абсолютно все траты и приложить к нему подтверждающие бумаги. Его оформление регламентировано Положением о командировках, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Образец, как составить авансовый отчет по командировке, можно найти в конце статьи. Пока разберемся с основными требованиями, предъявляемыми к этому важному финансовому документу.

Форма авансового отчета

Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.

Отчитаться по итогам служебной поездки работник обязан не позднее чем через 3 дня после возвращения. Если командированный сотрудник из поездки вернулся, но на работу так и не вышел:

  • заболел;
  • ушел в отпуск;
  • снова получил задание уехать по рабочим вопросам,

то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ. Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.

Оправдательные документы

Каждая запись в бланке обязательно должна быть подтверждена документально. Это могут быть:

  • билеты (авиа, ж\д или автобусные);
  • чеки об оплате такси;
  • оплаченные счета гостиниц;
  • прочие.

Без подтверждающих бумаг можно указать только суточные, которые выплачиваются в фиксированных суммах.

Образец заполнения авансового отчета по командировке

Рассмотрим на примере, как заполнить унифицированный авансовый бланк. Штатный сотрудник ООО «Весна», специалист по логистике Кошкин Марат Сергеевич был командирован в ООО «Осень», расположенное в городе Белгород для налаживания поставок продукции. Перед поездкой он получил подотчет 30 000 рублей. После возвращения он должен за них отчитаться. Для этого сперва заполняется шапка авансового бланка:

Материалы по теме

Оплата командировочных расходов в 2018 году

Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.

Далее идет информация, которую заполняет бухгалтер. Тут нужно указать, сколько денег работник получил и на основании какого документа, а также сколько он израсходовал и какой получился остаток, который должен быть возвращен в кассу. Эту информацию пишут слева бланка, а справа есть специальное поле «Утвержден авансовый отчет по командировке», проводка ставится по дебету счета 44 и кредиту счета 71 в отношении принятых расходов, и по дебету счета 19 по сумме НДС в составе оплаченных сумм. Счет 44 «Расходы на продажу» используют торговые организации, при другом виде деятельности проводки могут быть иными. Подписать бланк должны три должностных лица:

  • бухгалтер, сверяющий расчеты;
  • главный бухгалтер компании;
  • кассир, который выдал деньги и принял их остаток.

Материалы по теме

Образец отчета о командировке

На обратной стороне бланка сам работник должен расписать все суммы своих расходов. Указать приобретение билетов с номерами (отдельной строкой включенную сумму НДС), а также размер полученных суточных. Бухгалтер должен оставить расписку, что принял от подотчетного лица заполненный бланк и все прилагающиеся к нему документы. В конце ставится подпись и дата заполнения.

Авансовый отчет: образец заполнения 2018

Статьи по теме

Авансовый отчет заполняют для подтверждения выданных подотчетных. Смотрите и скачивайте идеальный образец заполнения авансового отчета 2018, который устроит инспекторов, и с которым вы пройдете любую проверку.

Ошибки в расчетах с подотчетными могут привести к штрафам за кассовые нарушения, а также доначислениям НДФЛ и взносов. Поэтому важно правильно оформить выдачу денег под отчет и не допустить ошибок при заполнении авансового отчета. Смотрите образец заполнения авансового отчета, к которому у проверяющих не будет вопросов.

Авансовый отчет 2018 форма: как заполнять

Сотрудники коммерческих организаций заполняют авансовый отчет на бланке АО-1 (унифицированная форма, код по ОКУД 0302001). Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна содержать следующие сведения:

  • о сумме выданных под отчет средств;
  • о подотчетном лице (Ф. И. О., должность, структурное подразделение);
  • о предыдущем авансе (остаток, перерасход);
  • о назначении аванса;
  • бухгалтерские записи и другие.

Форму авансового отчета заполняют работники, которым компания выделила средства авансом. Авансовый отчет должен отвечать на следующие вопросы:

  • имеется ли перерасход средств;
  • своевременно ли была предоставлена документация (чеки, справки, квитанции);
  • имеется ли у ответственных за расход авансовых средств лиц задолженность перед предприятием;
  • требуется ли высчитывать определенное количество материальных средств у подотчетных работников из зарплаты в счет погашения авансовой задолженности.

Авансовый отчет является двухсторонним.

Лицевую сторону авансового отчета заполняет сотрудник, но можно сделать это за него. Следует указать название компании, номер отчета, дату, фамилию и инициалы подотчетного лица, его структурное подразделение и табельный номер, должность, а также назначение аванса.

Также в авансовом отчете есть таблица, в которой указывают сведения о предыдущем авансе, полученных деньгах, расходах и остатке. Если аванс выдан в иностранной валюте, сумму указывают в строке 1а в двух валютах.

На оборотной стороне авансового отчета сотрудник перечисляет подтверждающие документы (квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки и т.д.), и соответствующие суммы затрат.

После проверки авансового отчета заполняют таблицу «Бухгалтерская запись». Указывают корреспондирующие счета, суммы. Ставят ометку о проверке отчета.

Цифрами и прописью указывают сумму, в которой отчет утверждают. Далее ставят подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главбуха, а также сумму остатка или перерасхода (если есть) и реквизиты приходных (расходных) документов, по которым средства вносятся/выдаются.

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре. Заполнять его можно как на бумаге, так и в электронной форме. Но если компания оформляет авансовые отчеты в электронном виде, то потребуется их распечатать, чтобы сотрудники поставили свои подписи.

Читайте по теме:

Образец заполнения авансового отчета 2018

Сотрудники должны прикладывать к авансовому отчету документы, подтверждающие расходы. Документы нужны для подтверждения и обоснования раходов при расчете налога на прибыль. Безопаснее перед заполнением авансового отчета сформировать подтверждающие документы в хронологическом порядке, проверить корректность их оформления и пронумеровать.

Переходим к заполнению.

Авансовый отчет должен содержать следующую информацию:

  • данные о компании (форма собственности, название, Ф.И.О директора и ответственного бухгалтера);
  • личные данные о сотруднике (фамилия, имя, отчество и должность), которому были выданы авансовые средства;
  • основания выдачи аванса;
  • размер аванса;
  • список целей, куда пойдут выданные деньги.

При заполнении авансового отчета возникает много ошибок. Если директор утвердит отчет с ошибками, сумму подотчета инспекторы признают доходом работника, доначислят НДФЛ и взносы. Судьи могут поддержать налоговиков (определение ВС РФ от 09.03.16 № 302-КГ16-450). Опасные ошибки мы показали на образце (см. ниже).

Как заполнить авансовый отчет: образец заполнения

Правила заполнения и сдачи авансового отчета

Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке «остаток» заполнены, это не ошибка.

Фамилия и имя сотрудника. Деньги под отчет можно только тем физлицам, которые работают в компании по трудовому или гражданскому договору (письмо Банка России от 02.10.14 № 29-1-1-6/7859). Сотрудника контрагента выдать деньги из кассы нельзя.

Назначение аванса. Авансовый отчет можно использовать, чтобы доказать реальность сделки. Но отбиться не получится, если в отчете нет отметки, для чего выдавали деньги (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.09.17 № Ф07-8498/2017).

Первичка о расходах. Даты и другие данные из кассовых, товарных чеков подтвердят период командировки. Это поможет доказать, что компания направляла работников в другую местность, чтобы исполнить контракт (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 30.08.17 № Ф02-3966/2017). Но если даты в документах будут отличаться от времени в командировке, инспекторы снимут расходы.

Компания может исправить документы сотрудников несколькими способами. Подойдут способы для первички, которую подписывают контрагенты. А если компания еще не провела документ в учете, его можно просто оформить заново.

Если вы уже провели документ и хотите составить новый, а не корректирующий, документ с ошибкой нужно аннулировать. Для этого накрест перечеркните весь текст неправильного документа. На любом свободном месте сделайте запись «Аннулировано». Рядом проставьте дату и подпись с расшифровкой.

Запись об аннулировании авансового отчета может внести только руководитель, так как он утвердил документ. Аннулировать путевой лист может как руководитель, так и бухгалтер.

Похожий способ прописан для платежных документов и бланков строгой отчетности (постановление Правительства РФ от 06.05.08 № 359). После того как ошибочную первичку отменили, ее можно сохранить. Она пригодится, когда будет нужно пояснить основание корректировок в учете.

К отчету надо приложить документы на расходы. Документы могут быть двух видов.

  1. Подтверждающие покупку (товарные чеки, накладные и т. п.).
  2. Подтверждающие оплату покупки, то есть кассовый чек. А если работник платил картой, то чек терминала или выписку с карты (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

На практике бывают ситуации, когда работник получает подотчетные на карту, а потом снимает их и тратит наличными. В этом случае достаточно приложить кассовые и товарные чеки. Квитанция о снятии наличных в банкомате не требуется. Это подтвердили «УНП» опрошенные налоговики.

Если сотрудник потерял документы, то проверяющие посчитают подотчетные его доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Налоговиков поддерживают и многие судьи (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013). Правда, иногда компаниям удается доказать, что доходов не возникает. Если работник принес товары, а компания оприходует эти ценности. Значит, задолженности перед работодателем нет (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013).

В заключение отметим, выдавать деньги под отчет надо заранее, по заявлению работника. Срок, на который сотрудники получают деньги под отчет, может быть любым. Но безопаснее, чтобы он был не слишком длительным. Иначе подотчетные суммы инспекторы могут переквалифицировать в заем или зарплату. А значит, потребовать доплатить взносы и НДФЛ.

Кроме того, компания сама устанавливает сроки окончательного расчета с сотрудником по авансовому отчету (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть время, в течение которого работник должен вернуть остаток наличных или, наоборот, компания возместит ему перерасход. Все эти сроки безопаснее записать во внутреннем положении.

Отчет сотрудника о потраченных средствах зависит от того, как работник получил деньги и как их потратил. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то заполнять авансовый отчет не требуется. Достаточно взять у работника заявление на возмещение его расходов в интересах компании и подтверждающие их документы. Если работник заранее получил деньги на карту или наличными, то необходим авансовый отчет.

Сдать в бухгалтерию авансовый отчет работнику надо в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы подотчетные. Если на момент представления авансового отчета сотрудник болел, был в отпуске за свой счет или отсутствовал по другим уважительным причинам, он вправе отчитаться в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу (п. 4.4. Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П).

Заполнение авансового отчета: частые вопросы

Как оформляют авансовый отчет при перерасходе? Допускается ли составление авансового отчета один раз в месяц? Можно ли составить один авансовый отчет на разные виды расходов? Ответим на эти и другие вопросы.

В авансовом отчете нужно указывать перерасход

«…Выдали сотруднику 10 тыс. рублей, чтобы он купил стеллаж. Но по такой цене мебели не было. Работник добавил свои деньги и приобрел товар за 12 тыс. рублей. На какую сумму он должен составить авансовый отчет. » (из письма главного бухгалтера Виктории Климовой, г. Москва)

Работник должен составить авансовый отчет на всю стоимость покупки.

Сотрудник составляет авансовый отчет, чтобы отчитаться за деньги, которые он получил. Ему выдано 10 тыс. рублей, но на покупку он потратил на 2 тыс. рублей больше. То есть добавил свои средства. Перерасход нужно выдать из кассы или перечислить на карту. Для этого работник должен написать заявление на возмещение служебных расходов в свободной форме.

Так как сотрудник потратил больше денег, чем получил, ему придется заполнить дополнительные графы в авансовом отчете. В строке «Перерасход» надо записать сумму, которую работник добавил на покупку. А в строке «Перерасход выдан» записать сумму, которую ему возместили, и реквизиты соответствующего расходного кассового ордера или платежки. Если сотрудник составил отчет до того, как вы компенсировали ему расходы, эту строку не заполняют.

Авансовый отчет можно составлять раз в месяц

«…Директор часто покупает товары для компании, а мы возмещаем его траты. Мы вправе выдать 200 тыс. рублей на все месячные расходы, а он составит один авансовый отчет в конце месяца. » (из письма главного бухгалтера Ирины Деевой, г. Пермь)

Допускается выдача в подотчет денег сразу на несколько покупок. Директор может составить один отчет.

Компания вправе выдать деньги под отчет по письменному заявлению работника. Сотрудник должен отчитаться о своих тратах в течение трех рабочих дней после окончания срока, на которые получил деньги. Выдать второй раз под отчет нельзя, пока работник не вернет то, что не потратил. Это общие правила работы с наличными (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

Срок, на который компания выдает деньги, она определяет сама. Директор должен записать его в заявлении. Выдавать деньги можно сразу на несколько покупок.

В заявлении директор запишет, на что получает деньги, например на хозяйственные нужды. Когда подойдет срок, он отчитается о тратах. Для этого он вправе составить один авансовый отчет.

Можно составить один авансовый отчет на хозрасходы и командировочные

«…Сотрудник получал деньги под отчет на моторное масло. Через несколько дней он уехал в командировку. Перед этим получил под отчет еще по одному заявлению. Когда сотрудник вернется, он должен отчитаться и за покупку масла, и за командировку. Он вправе составить один отчет. » (из письма главного бухгалтера Ксении Соловьевой, г. Москва)

Сотрудник вправе составить авансовый отчет на суммы, которые потратил на товары для компании и на командировку.

Сотрудник получает подотчет по заявлению. Отчет за покупки работник составляет в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который компания выдала деньги (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). За командировку в 2018 году сотрудник отчитывается в течение трех рабочих дней после того, как вернется из поездки (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Работник писал два заявления на подотчет. Но это не значит, что сотрудник должен оформлять два авансовых отчета. Достаточно одного документа. В строке «Назначение аванса» сотрудник должен записать, что получил деньги на хозяйственные и командировочные расходы.

Расходы работника можно возместить, не составляя авансовый отчет

«…Директора вызвали на совещание в Екатеринбург. Билеты оплатил менеджер со своей карты. Какие документы составить, чтобы компенсировать ему расходы. » (из письма главного бухгалтера Ларисы Ивановой, г. Москва)

Расходы менеджера можно возместить по его письменному заявлению.

Менеджер купил билеты на самолет в интересах компании. Расплатился он с личной карты. Но подотчетные на покупку авиабилетов для директора он заранее не получал. Поэтому менеджер не обязан составлять авансовый отчет. Этот документ заменит заявление на возмещение расходов, которое должен написать работник. К заявлению сотрудник должен приложить документы, подтверждающие оплату. Например, выписку с банковского счета.

Можно списать долг перед бывшим директором

«…Увольняется директор. Он один из учредителей, владеет долей — 20 процентов. У компании перед ним крупная задолженность по подотчетным — не возместили перерасход. Директор эти деньги не требует. Как списать долг с баланса. » (из письма главного бухгалтера Зои Смирновой, г. Уфа)

С директором нужно подписать соглашение о прощении долга. На основании этого документа учитывается долг в доходах.

Задолженность перед подотчетным сотрудником компания отражает по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если директор не планирует требовать деньги с компании, до увольнения нужно подписать с ним соглашение о прощении долга. На дату соглашения кредиторку надо отразить в налоговом учете во внереализационных доходах (подп. 5 п. 4 ст. 271 НК РФ). А в бухгалтерском учете отразите прочие доходы:

Дебет 71 Кредит 91

— отражен в доходах прощенный долг.

Документы, которые вы можете скачать:

Заполняем авансовый отчет

На основании чего выдаются деньги?

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.

Форма документа

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.

Заполняет сотрудник

Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

  • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
  • в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Заполняет бухгалтер

13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

14. Далее бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке/перерасходе средств.

После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.

17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:

  • остаток или перерасход предыдущего аванса;
  • размер аванса, полученного из кассы предприятия;
  • количество потраченных денежных средств;
  • остаток или перерасход авансовых сумм;
  • бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

18. Далее, бухгалтер направляет документ главбуху, который также его проверяет. После проверки авансового отчета главбух ставит на нем свою подпись и направляет на утверждение к главе предприятия.

19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.

Авансовый отчет

Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса.

В авансовом отчете лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:

сумму, полученную под отчет;

фактически произведенные расходы;

остаток либо перерасход денег.

Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.

Форма авансового отчета

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон о бухучете).

Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.

Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У).

Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).

Кто должен составлять авансовый отчет

В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

в первую очередь – работники организации;

физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Срок для представления авансового отчета

Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;

или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Пример. Расчет даты представления авансового отчета

Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.

Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.

Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

Допустим, деньги были выданы на командировочные расходы.

Последний день командировки – пятница 19.05.2017.

А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.

Заявление работника о выдаче денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;

а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).

При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

Авансовый отчет: заполняем правильно

20.09.2016 95456 0 9

Акценты этой статьи:

  • авансовый отчет обязательно составляется работником в случае получения денежных средств в виде аванса на командировку или под отчет и служит основанием для списания выданных ему средств, а также для возмещения расходов, понесенных за свой счет;
  • отчет составляется по форме, утвержденной Минфином;
  • отчет, поданный с нарушением установленных законодательством сроков либо вообще не поданный, влечет за собой наложение на предприятие штрафа в размере 25 % выданной суммы, админштрафа, а также удержание с работника начисленных на такую сумму НДФЛ (с применением натурального коэффициента) и военного сбора;
  • ошибка, допущенная в авансовом отчете, исправляется корректурным способом с одновременным проведением корректирующих записей в бухгалтерском и налоговом учете.

Для чего составляется авансовый отчет

Что представляет собой авансовый отчет?

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), относится к сводным учетным документам. Такие документы отражают операции, которые уже зафиксированы в первичных документах и в соответствии со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее – Закон № 996) могут составляться для контроля и упорядочения обработки данных. Они обобщают показатели первичных документов, давая возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.

Первичными документами, на основании которых составляется Отчет, являются проездные билеты, счета на проживание в командировке, накладные, чек банкомата, слип и др., то есть документы, которые подтверждают дату и сумму расходов, понесенных в результате хозяйственной операции.

Для чего нужен Отчет?

Отчет обязательно составляется в случае, если работнику выдавали средства (пп. 170.9.2 Налогового кодекса, далее – НК):

  • в виде аванса на командировку;
  • под отчет на хозяйственные (производственные) цели, на расходы, связанные с исполнением некоторых гражданско-правовых действий.

В этих случаях Отчет подтверждает, в каком количестве и на какие цели работник потратил выданные ему средства. К Отчету должны прилагаться оригиналы документов, подтверждающие расходы.

Отметим, что действующее законодательство не обязывает коммерческое предприятие снабжать работника авансом на командировку. Расходы можно возместить и по факту, после возвращения работника из командировки.

Кроме того, иногда работодатель поручает работнику приобрести для предприятия товары (работы, услуги) за собственные средства, с последующей компенсацией расходов. В таких случаях работнику тоже придется составить Отчет, но уже для того, чтобы компенсировать свои расходы.

Таким образом, Отчет служит основанием:

  • для списания с подотчетного лица средств, выданных на командировку или под отчет;
  • возмещения работнику расходов, понесенных за счет личных средств;
  • отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций, проведенных в связи с выполнением служебного задания (поручения).

По какой форме составляется Отчет?

В пп. 170.9.2 НК прямо сказано, что Отчет подается по форме, установленной центральным органом исполнительной власти, который обеспечивает формирование и реализует государственную налоговую и таможенную политику. На сегодня действует форма, утвержденная приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 (далее – Приказ № 841). Этим же документом утвержден порядок составления Отчета (далее – Порядок № 841).

А если Отчет представлен по форме, отличной от установленной?

Если форма Отчета, поданная работником в бухгалтерию, отличается от формы, законодательно установленной на момент его представления, то контролирующий орган может попытаться не признать его на основании пп. 170.9.2 НК. По сути, это равносильно неподаче Отчета со всеми вытекающими отсюда последствиями для кассовой дисциплины, НДФЛ и военного сбора (см. ниже).

Если Отчет не составлен

При неподаче Отчета пострадают и работник, получивший средства на командировку или под отчет, и предприятие. Объясним подробнее почему.

Кассовая дисциплина. В этом случае будут нарушены требования к выдаче наличных средств под отчет или на командировку, установленные Положением, утвержденным постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637 (далее – Положение № 637). Ведь работник не вернул полученные средства в сроки, предусмотренные п. 2.11 Положения № 637, и не подал отчет об их расходовании. Превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных, а также выдача наличных под отчет без полного отчета за ранее выданные средства грозят предприятию штрафом в размере 25 % выданных под отчет и невозвращенных сумм (абзац пятый ст. 1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95, далее – Указ № 436). Кроме того, на должностных лиц предприятия будет наложен административный штраф.

НДФЛ и военный сбор. Если работник не вернул полученные средства в течение месяца, на который приходится предельный срок их возврата, и не подал Отчет, тогда сумма таких средств становится для него налогооблагаемым доходом в виде излишне израсходованных средств, не возвращенных в установленный срок (пп. 164.2.11 НК, п. 4 Порядка № 841). Базу обложения НДФЛ по ставке 18 % в этом случае определяют с применением повышающего коэффициента, установленного п. 164.5 НК и равного 1,21951 [100 : (100 – 18)].

Сумма выданных средств облагается также военным сбором по ставке 1,5 % (п. 16 1 подразд. 10 разд. ХХ НК), но без применения повышающего коэффициента.

Уплатить налоги в бюджет нужно не позднее 30-го числа следующего месяца (пп. 168.1.5 НК).

Налог, начисленный на сумму излишне израсходованных денежных средств, удерживается работодателем за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) работника за соответствующий месяц, а при недостаточности суммы — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной его уплаты (абзац третий пп. «б» пп. 170.9.1 НК).

Налог на прибыль. Согласно абзацу первому п. 44.1 НК для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета и других документов, ведение которых предусмотрено законодательством. Отсюда контролирующие органы делают вывод, что налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности на основании данных, не подтвержденных этими документами (см., например, письмо ГФС от 09.06.16 г. № 12672/6/99-99-1502-02-15 на с. 16 этого номера).

НДС. Надлежащим образом оформленные первичные документы, подтверждающие расходы, документы, подтверждающие связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия (заключенный договор, приглашение принимающей стороны и др.) и наличие налоговой накладной, зарегистрированной в ЕРНН, обеспечат налоговый кредит (если в составе расходов присутствует НДС) без обязанности начислить налоговые обязательства. Соответственно в случае отсутствия Отчета расходы физлица не признают связанными с хоздеятельностью предприятия, а значит, придется начислять налоговые обязательства. А на основании других документов, предусмотренных п. 201.11 НК (чеков, счетов гостиницы и пр.), налоговый кредит и вовсе не удастся отразить, ведь он отражается на дату утверждения Отчета.

На какие реквизиты Отчета обращают внимание проверяющие

Прежде всего контролирующие органы проверяют:

  • дату представления Отчета;
  • остаток предыдущего аванса, не использованного работником и не возвращенного в кассу в сроки, установленные п. 2.11 Положения № 637;
  • сумму внесенного в кассу остатка аванса по данным Отчета и дату его внесения. Такой остаток должен быть возвращен в сроки, предусмотренные п. 2.11 Положения № 637;
  • наличие подписей руководителя, бухгалтера и подотчетного лица;
  • правильность расчета НДФЛ и военного сбора в специальном разделе Отчета.

Каковы последствия «неправильных» реквизитов Отчета

Отчет сдан после истечения предельного срока его подачи. Чем это чревато?

Отчет должен быть составлен в сроки, предусмотренные пп. 170.9.2 и 170.9.3 НК (см. таблицу). При этом не имеет значения, в какой валюте выданы денежные средства – в гривнях или иностранной валюте для загранкомандировки. Если же аванс на командировку либо другие цели не выдавался, то, на наш взгляд, соблюдать такие сроки необязательно.

Сроки представления Отчета