Компенсация за легковой автомобиль при использовании в рабочих целях

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?

Юридический Яндекс Дзен! Там наши особенные юридические материалы в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас.

Достаточно часто в организациях используют личные автомобили работников для выполнения служебных задач. В таких ситуациях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно различными способами. В большинстве случаев применяют следующие два способа.

1. Организация использует личный автомобиль работника без заключения с ним договора аренды

При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами. Однако зачастую работодатель (принимая во внимание свои интересы при налогообложении прибыли) предлагает ежемесячную компенсацию в следующем размере (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

  • для автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 1 200 руб.;
  • для автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 1 500 руб.

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление.

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):

  • для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 2 400 руб., с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 3 000 руб.;
  • для мотоциклов — 1 200 руб.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2, 5 Правил).

2. Организация использует личный автомобиль работника на основании договора аренды

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632, 642 ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц.

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.).

С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ в размере 13%. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов ( ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 , п. 1 ст. 224 , п. 1 ст. 226 НК РФ).

Должен ли арендодатель платить НДФЛ с дохода от сдачи имущества в аренду? >>>

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях при ЕСХН

(«Налоги» (газета), 2009, N 26)

КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ

В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ ПРИ ЕСХН

Статья подготовлена специалистами Центра методологии

бухгалтерского учета и налогообложения

Нередко у организаций, в том числе и применяющих систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей, складывается ситуация, когда руководство принимает решение об использовании транспортных средств работников в служебных целях. Например, работнику в соответствии со своими служебными обязанностями приходится осуществлять доставку необходимых для производства товарно-материальных ценностей (канцтовары, семена и пр.) или доставить ветеринарного врача из города в сельскую местность и т. д. Но для организации иногда бывает невыгодно или непосильно приобретать и обслуживать собственные транспортные средства, особенно если речь идет о легковых автомобилях, в связи с чем такая организация принимает на работу (должность) человека, имеющего собственный автотранспорт, возмещая понесенные им в процессе деятельности расходы. О том, на какие моменты следует при этом обратить внимание, рассматривается в настоящей статье.

Во-первых, следует рассмотреть положения пп. 12 п. 2 ст. 346.5 НК РФ, которыми устанавливается, что при определении объекта налогообложения налогоплательщики, применяющие систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей, уменьшают полученные ими доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Нормы, о которых говорится в рассмотренном положении, установлены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее — Постановление N 92).

Так, п. 1 Постановления N 92 установлены следующие нормы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов:

— если работник использует свой легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно, то норма компенсации равна 1200 руб. в месяц;

— если используется легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см, то 1500 руб. в месяц;

— ну а если работник для служебных поездок использует мотоцикл, то норма устанавливается в размере 600 руб. в месяц.

В пределах рассмотренных норм при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом стоит учесть, что данные нормы применяются не только в отношении налогоплательщиков, применяющих общий режим налогообложения. При применении системы налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единого сельскохозяйственного налога) эти нормы используются с 1 января 2004 г. для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Очевидно, что нормы, установленные Постановлением N 92 еще в 2002 г., не отражают изменения уровня цен на горюче-смазочные материалы, износ транспортного средства и т. п. В связи с изложенным организациям приходится компенсировать работникам расходы, отличающиеся от нормативных.

По вопросу учета при определении налоговой базы по налогу на прибыль компенсации работникам сверх норм, установленных Постановлением N 92, Минфином России и налоговыми органами даются приведенные ниже разъяснения. О правомерности изложенных в них выводов в отношении единого налога для сельскохозяйственных товаропроизводителей пойдет речь в следующей части статьи.

По мнению Управления ФНС по г. Москве, изложенному в письме от 22 февраля 2007 г. N 20-12/016776, расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях налогообложения прибыли только в тех случаях, когда их работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и в пределах законодательно установленных норм.

При этом налоговые органы указывают на то, что согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Постановлением N 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Следует учитывать положения п. 1 ст. 252 НК РФ, в котором установлено, что расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании изложенных норм налоговые органы приходят к выводу о том, что основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором указаны размеры компенсации.

При этом для получения компенсации работники, использующие личный транспорт для служебных поездок, представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. А работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.

В размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.

Также в рассматриваемом письме отмечается, что за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т. п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается. Данные выводы налоговый орган делает на основании писем Минфина России от 16 мая 2005 г. N 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. N 04-2-06/[email protected]

Минфин России в письме от 15 октября 2008 г. N 03-03-07/24 отмечает, что нормирование расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов применяется не при выплате такой компенсации работнику, а в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организации-работодателя.

То есть организация вправе оплачивать работнику суммы компенсации, превышающие установленные Постановлением N 92 нормы, но при определении объекта налогообложения вправе уменьшить налогооблагаемую базу только на суммы в пределах таких норм.

Вместе с тем, как отмечает Минфин России, с владельцами транспортных средств, используемых для служебных целей, могут быть заключены договоры гражданско-правового характера, по которым расходы, связанные с использованием личного автотранспорта, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций.

К аналогичному выводу Минфин России приходит и в письме от 24 апреля 2008 г. N 03-03-06/1/293.

Управление ФНС по г. Москве в письме от 18 января 2008 г. N 21-18/44-1 также указывает на то, что сумма компенсации за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику организации в пределах установленных норм, относится к прочим расходам организации и не облагается ЕСН.

В соответствии с п. 38 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде компенсаций за использование для служебных поездок личного транспорта сверх норм, установленных Постановлением N 92.

Как отмечается в рассматриваемом письме, для подтверждения факта использования личного транспорта в служебных целях представляется:

— работником — заверенная копия технического паспорта машины;

— при управлении транспортом по доверенности — копия доверенности.

Организации необходимо вести учет разъездов сотрудника, в том числе на основании путевых листов. Кроме того, выплата компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором и локальным нормативным актом (приказом) организации.

Подводя итоги, можно сказать о том, что изложенные выводы можно применить в отношении организаций, применяющих систему для сельскохозяйственных товаропроизводителей. На основании п. 3 ст. 346.5 НК РФ расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 2 ст. 346.5 НК РФ) принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В ст. 252 НК РФ указывается, что налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов, кроме поименованных в ст. 270 НК РФ. К расходам, которые организация не вправе учесть при исчислении налоговой базы, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов сверх норм, установленных Правительством Российской Федерации (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Следовательно, организация, применяющая систему налогообложения в виде единого сельскохозяйственного налога, вправе уменьшить налоговую базу только на сумму компенсации за использование работниками для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов только в пределах установленных Постановлением N 92 норм.

Между тем, компенсируя работникам расходы, понесенные вследствие эксплуатации личного автомобиля или мотоцикла, организация должна помнить о том, что она не освобождается от обязанностей налогового агента по удержанию налога на доходы физических лиц. На практике возникает много споров, связанных с обложением налогом на доходы физических лиц сумм компенсаций работникам за использование ими для служебных целей личного легкового автомобиля.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с возмещением расходов, включая расходы на повышение профессионального уровня работников.

Поскольку возмещение расходов, связанных с использованием работниками личных автомобилей для служебных поездок, предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса РФ, то организация для применения рассматриваемой льготы должна заключить с работником трудовой или коллективный договор (дополнительное соглашение к договору), где будут четко прописаны размеры и основания компенсации.

Президиум ВАС РФ в Постановлении от 30 января 2007 г. N 10627/06 рассмотрел спор между организацией и налоговым органом по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц суммы компенсаций работникам, осуществляющим трудовую деятельность на личном автомобиле.

По мнению налогового органа, выплаченные организацией работникам суммы в качестве компенсации за использование для служебных поездок личных автомобилей превышают нормы расходов организации на выплату таких компенсаций, установленные Постановлением N 92, поэтому такие выплаты являются доходом физических лиц.

Суд при принятии решения указал, что нормы компенсационных выплат должны быть установлены актами законодательства, а не соглашением работников с работодателем. Специальные нормы для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ законодательно не установлены, поэтому при определении размера компенсационных выплат, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, подлежат применению нормы, предусмотренные Постановлением N 92. Поскольку организация не удерживала налог с этих выплат, суд пришел к выводу, что налоговый орган правомерно привлек к ответственности налогового агента.

А ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 27 января 2009 г. N Ф04-7730/2008(17508-А03-46) пришел к выводу, что Постановление N 92 не может применяться в отношении индивидуальных предпринимателей.

Так, налоговый орган, проведя налоговую проверку индивидуального предпринимателя и установив, что при расчете затрат за использование личного автомобиля налогоплательщик не применял нормы, установленные Постановлением N 92, доначислил налог на доходы физических лиц.

По мнению суда, предельные нормы расходов организаций, предусмотренные Постановлением N 92, установлены в целях формирования расходов налогоплательщиков-организаций при исчислении налога на прибыль организаций и не могут быть применены для исчисления другого налога иной категорией налогоплательщиков — индивидуальных предпринимателей.

ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 19 марта 2008 г. N Ф04-2044/2008(2440-А46-34) при принятии решения руководствовался письмом Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок», которым установлено, что установленные законодательством нормы не влияют на фактический размер выплачиваемой работнику компенсации, конкретный размер которой определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Судом было установлено, что налогоплательщиком компенсационные выплаты работникам за использование личных автомобилей производились на основании:

— приказа руководителя, которым в том числе была установлена ставка компенсации за износ транспорта в размере 1,28 руб. за 1 км пробега;

— приложения к Приказу, где содержится список сотрудников организации, использующих личные автомобили в производственных целях;

— положения о выплате компенсаций сотрудникам за использование личного автомобиля в производственных целях, которым установлены нормативы и правила выплаты сотрудникам организаций компенсаций за использование личного автомобиля в служебных целях.

Учитывая изложенное, суд пришел к выводу, что организация, выплачивая своим сотрудникам компенсации за использование личного транспорта в производственных целях, действовала в соответствии с положениями действующего законодательства, сумма компенсации за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику, в пределах норм, утвержденных Постановлением N 92, не облагается налогом на доходы физических лиц.

ФАС Уральского округа в Постановлении от 8 декабря 2008 г. N Ф09-9153/08-С3 при принятии решения также ссылается на п. 3 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (зарегистрированного в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 июля 1992 г. N 13), в котором говорится о том, что в размерах компенсации работнику, установленной Постановлением N 92, учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Как установлено судом, организация кроме компенсаций в установленных Постановлением N 92 размерах за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей включала в расходы ежемесячно стоимость бензина из расчета десять литров в день на каждый автомобиль.

В связи с этим суд указал на то, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов сверх норм расходов, установленных Постановлением N 92, в соответствии с п. 38 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Суд признал правомерной позицию налогового органа о том, что затраты предприятия на горюче-смазочные материалы (десять литров бензина ежедневно) для эксплуатации используемых для служебных поездок личных легковых автомобилей неправомерно учитывались в целях налогообложения при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

ВАС РФ в Определении от 29 января 2009 г. N ВАС-495/09, отказывая в передаче рассматриваемого дела в Президиум ВАС РФ, поддержал изложенные выводы о том, что при оплате горюче-смазочных материалов не более 10 литров в сутки для эксплуатации используемых для служебных поездок личных легковых автомобилей организация несет не расходы на приобретение топлива, а компенсирует расходы работника за использование личного автомобиля (в том числе и затраты на ГСМ).

ФАС Уральского округа в Постановлении от 20 августа 2008 г. N Ф09-5239/08-С3 пришел к выводу о необоснованном уменьшении налоговой базы на выплаченные компенсации, поскольку организация не представила надлежащих доказательств использования автомобиля в производственных целях.

Суд исходил из того, что под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Суд установил, что автомобиль принадлежит на праве собственности работнику организации, за организацией автомобильный транспорт не зарегистрирован. При этом отсутствуют документы, подтверждающие заключение договоров аренды либо безвозмездного пользования с работником, составление актов приема-передачи автомобиля, приобретение ГСМ непосредственно организацией, использование автомобиля только при осуществлении предпринимательской деятельности организации.

Следовательно, по мнению суда, автомобиль следует отнести к категории личного легкового автомобиля, используемого для служебных поездок, и организация при исчислении единого налога по упрощенной системе налогообложения имела право на списание затрат на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных Постановлением N 92.

А ФАС Уральского округа в Постановлении от 18 марта 2008 г. N Ф09-511/08-С2 установил, что арендованные машины использовались как личный транспорт, а при использовании личного транспорта в служебных целях предусмотрена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях.

Суд учел установленные Постановлением N 92 нормы компенсации за использование работниками личных легковых автомобилей для служебных целей, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и сделал вывод о том, что организация необоснованно включила в расходы суммы по аренде автотранспортных средств сверх установленных Постановлением N 92 норм.

Суд также пришел к выводу о том, что, поскольку расходы на содержание автомобилей могут быть учтены в составе расходов только в пределах норм, установленных Постановлением N 92, иные суммы выплат на содержание личного автотранспорта работника, используемого в служебных целях, являются доходом работника и подлежат включению в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц.

Суд, ссылаясь на положения п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 Трудового кодекса РФ, указал, что выплаты в виде компенсаций за использование личного транспорта и расходов, связанных с его использованием в интересах работодателя, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц только в размере, определенном соглашением между работником и работодателем.

Как указал суд, поскольку такое соглашение, а также расчеты (калькуляция) выплачиваемых работникам компенсаций не представлены, то такие выплаты являются доходами работников и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

Как показывает анализ позиции официальных органов и арбитражной практики, при использовании личного автомобиля работника для служебных поездок организации, применяющие общий режим, либо упрощенную систему налогообложения, либо единый сельхозналог, вправе уменьшить налоговую базу только на суммы, установленные Постановлением N 92. В состав этих норм входит компенсация на износ, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт личного автомобиля. Следовательно, на дополнительные компенсирующие выплаты организации не вправе уменьшить налоговую базу по единому сельскохозяйственному налогу. Также организация, являющаяся сельскохозяйственным товаропроизводителем, должна исполнить обязанности налогового агента в отношении рассматриваемых выплат по налогу на доходы физических лиц либо составить в письменной форме с работником соглашение об использовании личного имущества работника для исполнения служебных обязанностей, в котором будет установлена сумма и основания компенсации понесенных работником расходов.

Компенсация за легковой автомобиль при использовании в рабочих целях

Льготы и компенсации при использовании личного автомобиля работника в служебных целях

В настоящее время нередки случаи, когда работодатель при заключении трудового договора с работником обязательным условием ставит наличие у работника личного автомобиля и его использование в служебных целях. В результате работник на собственном автомобиле выполняет служебные поручения. В этом случае трудовое законодательство обязывает работодателя выплачивать работнику компенсацию и возмещать расходы.

В соответствии с положениями ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику должны выплачиваться компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаться расходы, связанные с их использованием.

Таким образом, если работник использует свой личный автомобиль в служебных целях, он вправе требовать от работодателя соответствующих компенсаций.

Условия, при выполнении которых у работодателя возникает обязанность компенсировать работнику использование автомобиля и возмещать расходы, следующие:

1) автомобиль используется самим работником;

2) использование производится в интересах работодателя;

3) работодатель выразил свое согласие на то, чтобы работник использовал личный автомобиль в служебных целях или, по крайней мере, в курсе такого использования.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ в пользу работника должны производиться два вида выплат:

1) компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта;

2) возмещение расходов, связанных с его использованием.

Для того чтобы согласовать размер компенсации и возмещения расходов, работнику и работодателю необходимо заключить письменное соглашение.

В таком соглашении целесообразно указать:

1) технические и регистрационные данные используемого автомобиля;

2) права работника в отношении автомобиля (собственность, владение на основании доверенности и др.);

3) порядок использования автомобиля (время использования, возможные ограничения).

Размер компенсации определяется сторонами трудового договора самостоятельно и фиксируется в письменном виде, а документальным основанием для осуществления выплаты данной компенсации является приказ работодателя.

Как мы видим, стороны вправе установить любой размер компенсации, но для целей налогообложения прибыли расходы на выплату компенсации будут учитываться только в пределах норм, устанавливаемых Правительством РФ, в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

Такие нормы в настоящее время установлены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»:

1) по легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 см2 включительно – 1200 руб. в месяц, а свыше 2000 см – 1500 руб. в месяц;

2) мотоциклы – 600 руб. в месяц.

Эти нормы используются также для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Необходимость выплаты компенсации за использование личного автомобиля является общеизвестным фактом. Однако не все знают, что помимо компенсации работодатель обязан также возмещать работнику расходы, связанные с таким использованием (затраты на горюче-смазочные материалы, расходные материалы и т. п.).

Размеры возмещения расходов также определяются в письменном соглашении между работником и работодателем.

Документальным основанием являются представленные работником документы: чеки АЗС, товарные чеки на запчасти, квитанции об оплате со станций техобслуживания и т. д.

Поскольку автомобиль принадлежит работнику, очевидно, что последний использует его также и в личных целях в нерабочее время. Поэтому предприятие вправе компенсировать затраты на ГСМ и запчасти только пропорционально времени использования автомобиля в производственной деятельности.

Для этого предприятию необходимо составить соответствующие расчеты. В отношении ГСМ нужно определить норму расхода бензина на километр и посчитать количество километров, пройденных автомобилем в процессе использования его работником в служебных целях (что должно быть подтверждено маршрутными и путевыми листами).

По запчастям, можно составить пропорцию в соответствии с временем использования автомобиля для служебных и для личных целей.

Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 были установлены следующие нормы:

1) организации включают в себестоимость продукции (работ, услуг) затраты на компенсацию своим работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок по утвержденным им предельным нормам;

2) организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут применять указанные нормы с повышением до 10 % в зависимости от конкретных условий эксплуатации легковых автомобилей;

3) Министерству финансов РФ необходимо установить условия выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок, а также порядок применения предельных норм, предусмотренных указанным постановлением, в бюджетных учреждениях и организациях.

В связи с этим Министерство финансов РФ установило указанные ниже положения.

1. Компенсация выплачивается работникам предприятий, организаций и учреждений за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей. Выплата производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

2. Размеры компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля иностранных марок выплачивается в тех размерах, к какому классу автомобиля по своим техническим параметрам может быть приравнен этот личный легковой автомобиль.

3. Основание для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, – приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.

Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.

В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

4. Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации, учреждения копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Компенсация работникам организаций и бюджетных учреждений, использующим для служебных поездок личные легковые автомобили, выплачивается в пределах ассигнований на содержание легковых автомобилей, предусмотренных на эти цели по смете соответствующих организаций, учреждений.

Компенсации руководителям организаций и бюджетных учреждений выплачиваются с разрешения вышестоящих органов управления (организаций).

Компенсация за использование личного автомобиля

Компенсация за использование личного автомобиля

  • 03.11.2017&nbsp&nbsp
  • Бухгалтерия &nbsp&nbsp
  • Бухучет &nbsp&nbsp
  • Персонал &nbsp&nbsp

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

  • Возмещение за пользование и естественный износ машины;
  • Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.
А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/[email protected] По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.
Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение. Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

Обязательно наличие документов, подтверждающих факт совершения служебной поездки. Можно оформить путевые листы (это разрешено Постановлением Госкомстата России, вступившим в действие 28.11.97 года). Можно учитывать «служебный» пробег, зафиксированный разными приборами, в том числе навигатором. Если для расчета размера выплаты не берут во внимание показатели километража, можно для ведения учета вести любые документы (маршрутный лист, журнал учета служебных поездок и т.п.). Но если в документации учета служебного использования личного транспорта планируется вести документы своей формы, в них обязательно указываются реквизиты первичных официальных бумаг. Кроме того, они должны быть утверждены согласно учетной политике предприятия (это предусмотрено в ст. 6 п. 3 и ст. 9 п. 2 закона «О бухгалтерском учете»).

Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.
Схема расчета размера выплат. Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации. Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством. Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения. Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

  • Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
  • Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
  • Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

  • Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
  • Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам». Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами. Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс. В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов. Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.