Прием передача дел при увольнении директора

Содержание:

Что собой представляет акт приема передачи дел при смене руководителя?

Смена руководителя не должна сказаться на деятельности юридического лица-компании, и привести к падению основных коммерческих или производственных показателей. Поэтому в данном случае важна преемственность руководства, которую, в том числе, может обеспечить сохранность и передача всего комплекта документов, бывшими в работе при старом директоре. Это оформляется актом передачи дел от старого руководителя, к новому.

Что такое акт приема-передачи дел при смене директора

Руководитель компании, являющийся наемным работником, в своем лице представляет интересы фирмы и ведет дела от ее имени. Следовательно, при увольнении, он должен их передать своему сменщику. Это в первую очередь касается рабочих документов организации, которые передаются по акту.

Нормативное регулирование

И хотя специальных нормативных документов, регулирующий данный процесс не существует, но есть законодательные требования, относящиеся к разным категориям дел:

  • 402-ой ФЗ о бухучете касается бухгалтерской документации.
  • 395-ый ФЗ о банках регулирует финансовый документооборот.
  • Правила работы архивов обязаны исполнять госучреждения.

Кроме того процедура передачи дел генерального директора может быть закреплена на корпоративном уровне:

Кем и для чего составляется

Акт – это правовой документ, фиксирующий передачу документов компании, находящихся в распоряжении директора при его увольнении. Он составляется после того как подписан приказ об увольнении. Для этого создается специальная комиссия во главе с председателем. Оформляет его один из участников комиссии, а подписывают:

  • Лицо, передающее документы.
  • Лицо, их принимающее.
  • Глава комиссии.

Виды и особенности

Данный акт может составляться в двух вариантах, каждый из которых имеет свои особенности:

  • Смена директора. Это когда имеется кандидатура сменщика, который и принимает дела. В акте ставят подписи оба руководителя (бывший и будущий) и указывается дата, с которой новый директор начинает исполнять свои обязанности.
  • Увольнение директора. В случае, когда действующий директор уже уволен, с новой кандидатурой еще не определились, форма акта отличается. Принимает дела заместитель, либо другое лицо по решению учредителей. Если и они отсутствуют, то документы передаются компании под роспись председателя комиссии.

Как правильно составить

Обязательного формата акта нет, но для его правового признания он должен иметь определенную структуру:

  • Информационный блок с указанием названия компании, даты составления и инициалами участников передачи дел и контролирующий процесс комиссии.
  • Далее идет описание действия, то есть указывается, что передается по акту, и по какой причине.
  • Опись документов и другого передаваемого имущества.
  • Подписи, подтверждающие факт передачи дел. Подписываются: передающий, принимающий, члены комиссии.

Необходимые сведения

В акте передачи дел при смене руководителя, должна быть отражены сведения о сохранности следующих вещей:

  • Учредительных документов.
  • Банковских документов.
  • Документов, подтверждающих имущественные права компании.
  • Лицензий.
  • Договоров и контактов с партнерами.
  • Печатей, штампов, бланков.
  • Техники и ценных вещей, бывших в пользовании директора.

Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации

При заполнении акта следует придерживаться следующей последовательности:

  • При заполнении информационной части акта указание причины обязательно. Это может быть приказ или протокол, но с номером и датой.
  • Следующий этап – перечисление состава комиссии с полными инициалами и указанием занимаемых должностей. Так как комиссия назначается приказом, то надо упомянуть и его.
  • Затем следует перечень передаваемой документации с названием, номером, датой регистрации и количеством. Для упрощения процесса проверки перед составлением акта можно провести ревизию.
  • Если стороны не имеют претензий к составленному перечню, то акт подписывают обе стороны и члены комиссии.
  • Один экземпляр документа остается у прежнего директора, а другой передается на утверждение учредителям или акционерам компании, после чего регистрируется по правилам внутреннего документооборота и сохраняется в архиве.

История из реальной жизни о том, как акт приема-передачи дел не был подписан, что привело к убытку владельца бизнеса — в видео ниже:

Бланки и образцы

Единой утвержденной формы бланка акта передачи не существует. Поэтому за образец можно взять форму из правил работы архивов или найти в интернете, и на ее основе разработать собственную форму акта. А затем закрепить ее в образцах бланков внутреннего документооборота.

Скачать бланк-пример акта передачи дел при смене директора можно здесь.

Акт передачи дел генерального директора (образец)

Акт приема передачи при смене директора образец

При увольнении простого сотрудника организации как мы знаем, достаточно просто написать заявление по собственному желанию, отработать две недели и получить полный расчет с документами, касающимися трудовой деятельности на предприятии.

Руководитель предприятия тоже человек, который может, как сам захотеть уйти с работы, так и быть уволен по решению собрания учредителя, единоличного собственника или приказу вышестоящих организаций.

Кроме всех причин, оговоренных ст. 77 ТК РФ, когда директор может уволиться, законодатель в ст.278 ТК РФ рассматривает дополнительные основания, прекращения действия трудового договора с руководителем предприятия.

На директора предприятия возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности организации, которой он управляет.

Руководитель является материально – ответственным лицом.

Согласно Приказу Министерства финансов РФ № 119н от 28.12.01 г., при смене материально ответственных лиц должна быть проведена инвентаризация.

Поэтому, для того, чтобы уволиться необходимо, провести ряд процедур по передаче всех документов и материальных ценностей, которые находятся в его ведение.

Хотя, в законах о деятельности коммерческих организаций не оговаривается необходимость передачи дел, однако это не освобождает увольняемого руководителя документально оформить передачу дел.

Директору до момента ухода с работы необходимо передать печать, документы, отчетность, материальные ценности, находящиеся в кабинете своему правопреемнику, либо лицу, назначенному по приказу.

Порядок передачи дел при смене руководства на законодательной основе определен только для бюджетных организаций. Все остальные предприятия, любых видов собственности определяют это самостоятельно, разрабатывая специальное положение или издав соответствующий приказ.

В конечном итоге оформляется акт приема-передачи дел от увольняющегося директора вновь назначенному, или уполномоченному представителю предприятия.

Лица с правом подписи

Согласно Приказу № 34н Минфина РФ от 29.07.1998 года, вся документация, которая непосредственно связана с осуществлением денежных операций, в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем предприятия (директором) и главным бухгалтером, либо уполномоченными лицами (обычно заместители).

Подпись должностного лица является неотъемлемым реквизитом любого официального документа, тем более, когда речь идет о денежных средствах.

Не всегда руководитель и главный бухгалтер могут поставить подпись собственноручно.

Как любой человек, они могут быть: на больничном листе, в отпуске, командировке и отсутствовать по другим причинам.

По согласованию с главным бухгалтером, директором обычно утверждается перечень лиц, имеющих право подписи учетных документов.

Оформляется право подписи:

  • приказом, если уполномоченные лица являются работниками этого предприятия.

В приказе указывается занимаемая должность работников, полностью фамилия, имя, отчество и дата с которой им предоставляется право подписывать финансовые и другие документы от лица руководителя;

  • генеральной доверенностью, заверенной нотариально.

Доверенность на право подписи может быть передана лицу, которое не связано трудовыми отношениями с данным предприятием.

Действительной доверенность считается лишь выданная генеральным директором либо учредителем данной организации.

При оформлении доверенности указывается срок ее действия и передаваемые полномочия.

Что делать, если меняются должностные лица

При смене должностных лиц, когда есть протокол собрания учредителей, издан приказ, в первую очередь необходимо уведомить контролирующие органы (налоговую инспекцию) и банк, обслуживающий предприятие.

Для этого пишется нотариально заверенное заявление о том, что должностное лицо, имеющее право подписи меняется на основании приложенного документа.

К заявлению прикладывают приказ об увольнении, решение владельца предприятия или протокол общего собрания акционеров.

После этого издается приказ по предприятию о создании комиссии для проведения инвентаризации и приема – передачи документация от увольняющегося должностного лица.

Если уже есть новый кандидат на освобождающуюся должность, дела передаются ему.

В том случае, когда вакансия остается свободной, по приказу назначается сотрудник предприятия, который примет документы до назначения на должность нового руководителя.

Если есть возможность пригласить независимого аудитора – это будет лучшим решением вопроса, что не помешает в последующем при проверке контролирующими органами.

Если новый директор будет назначен позже, назначенный по приказу для приема документов сотрудник предприятия также по акту передаст хранящиеся у него документы.

Когда увольняется главный бухгалтер, все дела и документы также по акту передачи имеет право принять непосредственно руководитель предприятия.

Утвержденной формы проведения самой процедуры передачи дел нет.

Производится она произвольно, но должна быть оформлено письменно.

Акт составляется обычно в двух экземплярах.

Один экземпляр остается на предприятие для нового руководителя, второй отдается бывшему директору на руки.

Бывшему руководителю акт нужен для того, чтобы в случае возникновения в последующем претензий по поводу документации, ним сданной не возникало никаких вопросов и разногласий.

Если в процессе инвентаризации или передачи документов выявляются нарушения, это фиксируется документально в акте и должностное лицо пишет объяснительную записку по факту недочетов и замечаний.

В том случае, когда обнаружено, что документов или материальных ценностей, которые числились на руководителе, и он за них материально отвечает не достает, то есть, просто нет в наличии, ставятся в известность правоохранительные органы и далее передача документации происходит в присутствии их представителя, включенного в комиссию.

При выявленных существенных нарушениях к ответственности не может быть привлечен вновь назначенный руководитель или главный бухгалтер.

По закону отвечать будет директор, во время руководства которого были допущены нарушения.

Акт приёма-передачи документов: образец

Акт приема – передачи дел при смене должностных лиц условно делится на три части.

1. Вводная часть.

В ней указывается место и время, когда проводится процесс передачи документации.

Полное название предприятия (организации, учреждения, фирмы, сообщества).

Фамилия, имя, отчество, учредителя или председателя комиссии, и ее членов с наименованием занимаемых должностей.

2. Описательная часть.

Здесь перечисляются все документы, которые передаются с указанием количества листов каждого вида документа.

3. Заключительная часть.

Содержит указание всех выявленных недочетов, нарушений, перечисление недостающих документов.

После текстовой части перечисляются фамилии всех присутствующих при передаче документов членов комиссии во главе с ее председателем, ставятся их подписи и закрепляются печатью организации.

В том случае, если документы передается непосредственно вновь назначенному руководителю, ставятся подписи бывшего и нового директора (или главного бухгалтера, когда меняется бухгалтер).

На подписи ставят печать предприятия.

Образец:

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

при смене директора

г. Козельск, Калужская область «25 » октября 2016года

В связи с принятием учредителем ООО «Пегас» «25» сентября 2016 года решения об увольнении с должности директора предприятия Мальцева И. А. и назначении на должность директора предприятия Волкова И.Р.,

комиссия в составе:

Председатель комиссии: старший инспектор отдела кадров Беляева И.П.

Члены комиссии: главный бухгалтер Шевелева И.А.

юрисконсульт Дубров П.Н.

увольняемого директора предприятия Мальцева И.А.,

вновь назначенного директора предприятия Волкова И.Р.

составила настоящий Акт о том, что Мальцев И. А. передал, а Волков И.Р. принял документацию, находящуюся у директора.

При приеме – передаче дел установлено:

Мальцева И. А. передал, а Волков И.Р. принял:

  1. Оригиналы учредительных документов (10 л.);
  2. Оригиналы банковских документов (10 л.);
  3. Оригиналы свидетельств о праве собственности, договоры (59л.);
  4. Оригиналы лицензий (5л.);
  5. Печать организации (1шт.);
  6. Штамп (1шт.);
  7. Бланки (500 экз.);
  8. Ключи от кабинета, сейфа (4шт.);
  9. Оргтехника (1 компьютер).

Председатель комиссии: подпись Беляева И.П.

Члены комиссии: подпись Шевелева И.А.

подпись Дубров П.Н.

Присутствовали: подпись Мальцев И. А.

подпись Волков И.Р.

Кого и как уведомить о смене ответственных лиц

В течение трех дней после того, как произошли изменения и один из должностных лиц (директор, главный бухгалтер) уволились, а на их место пришли новые ответственные лица, необходимо заявить в ФНС о произошедших изменениях руководящего состава предприятия для внесения изменений в Единый государственный реестр юридических лиц.

С 2014 года документы принимаются как от прежнего руководителя, так и от нового.

Документы можно направить по почте заказным письмом, либо в электронном виде, через нотариуса.

В результате новый руководитель получит выписку из реестра ЕГРЮЛ и свидетельство о внесенных изменениях.

Прежде всего, необходимо уведомить банк, в котором открыт расчетный счет организации.

В банк представляют следующие документы:

  • свидетельство о внесении изменений в ЕГРЮЛ;
  • выписку из единого реестра;
  • протокол о назначении нового директора собранием учредителей или приказ о вступлении в должность руководителя предприятия;

В некоторых случаях банки требуют дополнительные документы:

  • устав предприятия;
  • ИНН и другие.

На основании поданных документов и образца подписи вступившего в должность руководителя (главного бухгалтера) заверяется банковская карточка с подписью нового директора.

Уведомлять иные государственные организации и фонды нет необходимости.

Здесь на помощь приходит всемирная сеть Интернета.

Информация о смене руководителя поступает электронной почтой, посредством службы одного окна.

Как правильно уволить директора предприятия

Увольняем директора

Примечание: данный материал содержит реферативное изложение состояния вопроса о смене директора в хозяйственном обществе (для Украины и РФ) со ссылками на законодательство.

Как передать дела новому директору?

Кто может уволить директора

В России возможность увольнения директора в случае смены собственника имущества организации предусмотрена законодательством (ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ).

Кроме того, ст. 69 Федерального закона Российской Федерации «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 г. предписывает, что общее собрание акционеров или совет директоров (наблюдательный совет) общества (орган, к компетенции которого уставом отнесено образование исполнительных органов) вправе в любое время принять решение о досрочном прекращении полномочий единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора).

Увольнение директора предприятия в Украине является компетенцией собственника компании. Однако в любом случае собственник может принять решение об увольнении директора только в порядке, предусмотренном законодательством о труде. Менеджер, даже если это генеральный директор, по своему правовому статусу — тот же наемный работник. Соответственно, нормы законов, защищающие работников от незаконного увольнения, распространяются и на управленцев.

Законом, регулирующим трудовые отношения в Украине, является Кодекс законов о труде (КЗоТ), принятый в 1971 году и, несмотря на внесенные в него изменения, в целом сохранивший социалистический подход.

Согласно КЗоТ, директор обладает таким же объемом прав и гарантий, как и любой наемный работник предприятия, за исключением дополнительных оснований для увольнения. Перечень оснований для увольнения работника по инициативе собственника представлен в ст. 40–41 КЗоТ.

Ст. 40 КЗоТ устанавливает перечень базовых случаев, в которых работник любой категории, включая руководителя, может быть уволен по инициативе собственника. Сюда входят:

  • изменение в организации производства и труда (увольнение по сокращению);
  • несоответствие работника занимаемой должности;
  • систематическое невыполнение работником его обязанностей;
  • прогулы;
  • неявка более чем четыре месяца подряд в результате временной неработоспособности;
  • восстановление в должности работника, который раньше выполнял эту работу;
  • появление на работе в нетрезвом состоянии;
  • совершение хищения на месте работы.

Специальные дополнительные основания для увольнения руководителя предприятия предусмотрены в п. 1 и п. 11 ст. 41 КЗоТ. Это однократное грубое нарушение и виновные действия по ненадлежащей выплате заработной платы. При этом законодатель не дает однозначного определения, какое нарушение со стороны директора может быть квалифицировано как грубое. Это понятие оценочно и в каждом конкретном случае требует индивидуального подхода. При рассмотрении судебного спора (например, о восстановлении на работе) суд оценивает характер нарушения с учетом обстоятельств дела.

Интересным представляется такой инструмент в борьбе между собственником и директором, как отстранение директора. Это сравнительно новая норма и предусмотрена она ст. 99 Гражданского кодекса Украины: «члены исполнительного органа могут быть в любое время отстранены от исполнения своих обязанностей, если в учредительных документах не определены основания отстранения членов исполнительного органа от исполнения своих обязанностей». То есть по решению собственника директор может быть отстранен в любой момент. Отстранение не является увольнением. Это отстранение от фактического исполнения его функций. При отстранении трудовые отношения с директором сохраняются, ему начисляется заработная плата. Эта мера может быть использована как экстренная для лишения директора доступа к активам и документам предприятия.

Когда директор работает по контракту

Целесообразнее всего заключать с директором контракт — это разрешает действующее законодательство (часть 4 ст.65 ХКУ). Контракт является особой формой трудового договора, в котором срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальная), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора, в том числе досрочного, могут устанавливаться по соглашению сторон.
Чтобы в случае увольнения руководителя учредители могли аргументировать свои требования относительно надлежащей передачи дел и прочего, необходимо предварительно четко обусловить обязанности директора предприятия. По условиям контракта работник не может быть лишен права на увольнение по собственному желанию. Также нельзя изменять сроки предупреждения об увольнении.

п. 8 ст. 36 КЗоТ предполагает для прекращения трудового договора «основания, предусмотренные контрактом». Это означает, что КЗоТ предвидит возможность напрямую указать в контракте дополнительные основания для увольнения. Ст. 9 КЗоТ предписывает, что условия договоров о труде (а контракт является одной из форм трудового договора), ухудшающие положение работника, являются недействительными. Возникает предположение, что контракт вообще не может содержать какие-либо дополнительные основания для увольнения работника, так как они являются ухудшением его положения. Такое предположение ошибочное, поскольку нивелирует саму сущность контракта. Кроме того, в данном случае возникает противоречие двух норм закона, одна из которых запрещает в трудовом договоре ухудшать положение работника, а другая напрямую предусматривает возможность оговорить в контракте дополнительные основания для его увольнения. В такой ситуации превалирует специальная норма, регулирующая не трудовые отношения вообще, а только их узкий спектр — увольнение по трудовому контракту.

Поэтому применение контракта является достаточно эффективным инструментом для собственника. Чрезвычайно важно тщательно и профессионально разработать положения заключаемого с директором договора, с учетом всех особенностей трудового законодательства Украины.

Согласно КЗоТ, сфера применения трудового контракта ограничена, то есть далеко не со всеми категориями работников можно заключить трудовой договор. Что же касается директора предприятия, то с ним контрактная основа трудоустройства прямо предусмотрена законом. Так, ч. 4 ст. 65 Хозяйственного кодекса Украины указывает, что при найме руководителя предприятия с ним подписывается договор (контракт), в котором определяются срок найма, права, обязанности и ответственность руководителя, условия его материального обеспечения и его освобождения от должности, а также другие условия найма по согласованию сторон.

Конфликтное увольнение директора

Обратим внимание на некоторые практические аспекты, связанные с увольнением директора. Прежде всего — это контрмеры с его стороны, которыми могут служить как цивилизованные методы борьбы (восстановление на работе в судебном порядке), так и саботирование действий собственника и работы предприятия в целом.

Часто на практике недобросовестный директор, который не согласен с решением собственника об увольнении, завладевает печатью и оригиналами документов компании, тем самым затрудняя (а в отдельных случаях и вовсе делая невозможной) работу предприятия и процедуру назначения нового директора.

Иногда увольняемый директор, злоупотребляя предоставленным ему правом распоряжения средствами компании, использует их в своей борьбе с собственником (например, оплачивая со счета предприятия правовую помощь адвокатов, консультантов и других лиц).

Нередко прибегает к методам «корпоративного шантажа», вовлекая в конфликт клиентов или партнеров предприятия, с которыми установил контакт в ходе исполнения своих обязанностей.

Известны случаи, когда директор обращался к средствам массовой информации с целью распространения сведений о «несправедливости и произволе» со стороны собственника предприятия.

Безусловно, в каждой конкретной ситуации разрабатывается комплекс предупредительных мер со стороны собственника, направленных на сохранение бесперебойной работы предприятия. Такие «предостережения» следует разработать заранее и зафиксировать в форме положений трудового контракта и устава предприятия или других внутренних документов. Собственник также может прибегнуть к экстренным мерам, например, привлечь директора к уголовной ответственности за должностное преступление (вид нарушения определяется индивидуально в каждом конкретном случае).

Избегаем конфликта

Еще один действенный инструмент в борьбе между собственником и директором — отстранение последнего от фактического исполнения функций. Сравнительно новая норма, предусмотренная ст. 99 Гражданского кодекса Украины, гласит: «Члены исполнительного органа могут быть в любое время отстранены от исполнения своих обязанностей, если в учредительных документах не определены основания отстранения членов исполнительного органа от исполнения своих обязанностей». То есть директор может быть отстранен в любой момент по решению собственника. При этом трудовые отношения с директором сохраняются, а заработная плата продолжает начисляться. Эта мера используется как экстренная для лишения директора доступа к активам и документам предприятия.

Следует помнить, что в руках руководителя сосредоточены все рычаги управления предприятием: как официальные, так и неформальные, включая отношения с персоналом предприятия, клиентами, должностными лицами органов власти и управления, контролирующих органов и т. д. В случае конфликта уволенный директор может препятствовать передаче новому руководителю этих полномочий, что может существенно навредить деятельности и репутации предприятия.

В подобной ситуации чрезвычайно важен вопрос подготовки кандидатуры нового директора. Процесс передачи дел значительно упрощается, если директор знаком с особенностями производственного процесса и корпоративной структурой предприятия.

Для оценки действительного состояния дел компании и принятия необходимых мер по защите интересов собственника рекомендуется обеспечить доступ нового руководителя к текущей документации и на основании этих материалов провести проверку по основным аспектам деятельности предприятия.

Мягкое смещение

Основываясь на практическом опыте разрешения корпоративных конфликтов, можно порекомендовать так называемое мягкое смещение директора, происходящее на фоне изменений корпоративной структуры. Увольняемый руководитель переводится на должность, которая по статусу и размеру оплаты превосходит директорскую и предусматривает функции и полномочия общего координирующего характера. В этом случае нет открытого конфликта, нежелательный директор устраняется от управления предприятием, и назначение нового руководителя проходит безболезненно.

Через определенный срок должность общего координирующего характера упраздняется, и увольнение лица происходит на основании ч. 1 ст. 40 КЗоТ: «Изменение в организации производства и труда» с выплатой выходного пособия в размере среднемесячного заработка.

Для каждой конкретной ситуации можно выбрать и разработать оптимальные формы и методы решения, направленного на максимальную защиту интересов собственника и активов предприятия.

Передача дел новому директору

Очень часто Генеральный директор не просто обладает определенными полномочиями, но и является «хранителем» самых важных документов хозяйственного общества. Восстановление этих документов в случае их потери, утраты по другой причине, крайне трудоемко и даже может серьезно затруднить для хозяйственного общества проведение номальной хозяйственной деятельности. Поэтому передачу дел новому руководителю целесообразно оформлять соответствующим актом передачи дел.
Цель этого документа — как минимум зафиксировать перечень передаваемых от одного директора к другому хозяйственных документов, чтобы, в случае возникновения спорной ситуации, можно было четко разграничить ответственность «старого» и «нового» директора.
Таким образом, основным содержанием акта приема-передачи дел является констатация наличия и перечня передаваемых документов и состояния дел на предприятии.

Акт приема-передачи дел

Мы, нижеподписавшиеся,
Генеральный директор (который увольняется) Иванов И.И.
Генеральный директор (который назначается) Сидорова С.С.

Подписали настоящий акт о том, что при увольнении Генерального директора ООО ____________ Иванова И.И. и назначении Генеральным директором ООО ____________ Сидоровой С.С. при передаче дел выявлено следующее:

Уставные и прочие документы документы, согласно которым велась хозяйственная деятельность общества, находятся на предприятии, сгруппированы по видам и хранятся в отведенных местах.
Перечень уставных и прочих документов, которые передаются, составлен в виде реестров и прилагается к настоящему акту.

При проверке наличия документов выявлено отсутствие ряда документов, перечень которых составлен в виде реестра и прилагается к настоящему акту.

Бухгалтерская документация предприятия на момент передачи дел находится в бухгалтерии и доступна для ознакомления. Предприятие не имеет задолженностей по выплате налоговых обязательств и заработной плате.

Проведенная аудиторская проверка бухгалтерской отчетности показала, что бухгалтерский учет велся в соответствии с действующим законодательством Украины, однако имеет ряд недостатков, которые перечислены в виде реестра замечаний, который прилагается к настоящему акту.

Последняя проверка контролирующими органами проводилась в июле — августе 2007 года. Результаты проверки оформлены в акте « Про результати комплексної планової виїздної документальної перевірки дотримання вимог податкового та валютного законодавства України ТОВ _______________ за період з 01.01.2006 по 31.03.2007 р.» №.__________ от 17.08.2007 г. на 47 страницах. Штрафы, недоимки и административные штрафы, начисленные по результатам проверки, на момент передачи дел уплачены в полном объеме.
Деятельность предприятия за период с 01 апреля 2007 года на момент передачи дел контролирующими органами не проверялась.
Лица, подписавшие настоящий акт передачи дел свидетельствуют, что на момент передачи дел у них нет сведений относительно наличия документов, которые могли бы свидетельствовать об иных результатах деятельности предприятия, чем те, которые указаны в бухгалтерской отчетности и бухгалтерских регистрах.

Последнее собрание собственников предприятия проводилось 01.04.09 . Протоколы решений переданы согласно реестру передаваемых документов. Отсутствующие документы указаны в реестре.

_________ Генеральный директор (который увольняется) Иванов И.И.
_________ Генеральный директор (который назначается) ООО _________ Сидорова С.С.

1.Реестр документов.
2.Реестр недостающих документов.
3.Реестр замечаний к бухгалтерской документации.

Процедура передачи дел при смене генерального директора

Смена генерального директора — это поэтапный процесс, обязательной составной частью которого является передача дел новому руководителю.

Нормативно-правовой основой такой процедуры служит только один документ — Закон «О банках и банковской деятельности» № 395-1 от 02.12.1990 г., который является федеральным и действителен для всех субъектов РФ. В тексте данного закона говорится следующее:

При освобождении от должности, единоличный исполнительный орган кредитной организации обязан передать имущество и документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей.

Сами требования о необходимости передачи дел новому руководителю при вступлении его в должность указаны в пункте 10.5 Основных правил работы архивов организаций от 06.02.2002г.

Хотя в законах, выступающих в качестве регуляторной базы для контроля деятельности ОАО и ООО, требований о передаче дел нет. Более того, нет четкого законодательного определения процесса передачи дел новому генеральному директору, поэтому в такой ситуации рекомендую использовать произвольную письменную форму документов, заполняемых при проведении указанной процедуры.

Поскольку генеральный директор организации является материально ответственным лицом, рекомендую перед началом процесса передачи дел провести инвентаризацию имущества. Аналогичные рекомендации есть и в пункте 22 Методических указаний по учету материально — производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

В существующей практике делопроизводства, для оформления передачи материальных ценностей составляют акт приемки — передачи. Содержание этого документа сугубо индивидуально, так как оно определяется характером передаваемых дел и масштабами деятельности организации. Но в любом случае, к акту приемки — передачи выдвигается одно требование — он должен иметь максимальную детализацию.

По составленному акту проверяется передача оригиналов следующих бумаг:

  • учредительные документы;
  • банковские документы;
  • подтверждения прав организации на имущество;
  • лицензии или иные разрешительные документы.

Также, в строгом соответствии с описью, прикрепленной к акту приемки — передачи, новый генеральный директор получает в распоряжение печати и штампы организации, ключи от сейфов и банковских ячеек, ценные вещи и технику, контакты партнеров организации.

Необязательной частью акта приемки — передачи является описание состояния дел, выполняемых под руководством прежнего гендиректора на момент его увольнения, но я бы вам рекомендовала описать состояние дел в акте. Также желательно отразить в документе условия хранения ценных вещей и документов. Действительность составленного акта подтверждается подписями двух лиц: оставляющего и заступающего на должность генерального директора организации. Документ составляется в двух экземплярах, каждый из которых должен быть заверен подписями вышеуказанных лиц.

Сам процесс составления акта может проводиться комиссией, сформированной из работников предприятия, имеющих соответствующие полномочия. Помимо обязательных частей, в него могут включаться дополнительные протоколы осмотра, документы и пр.

Смена генерального директора это не простая формальность.

Публикации

Смена генерального директора компании: как обеспечить полную и беспроблемную передачу дел новому руководителю?

Светлана Жердина, Юрист Группы международных проектов

Жердина_Экономика и жизнь_Смена генерального директора компании

Общая процедура смены руководителя компании

Всю процедуру смены руководителя компании можно условно разделить на следующие шаги:

Шаг 1. Принятие решения о смене руководителя.

Шаг 2. Соблюдение формальностей трудового законодательства: расторжение трудового договора с текущим руководителем, заключение трудового договора с новым руководителем, оформление приказа и т.д.

Шаг 3. Передача новому руководителю документов и материальных ценностей компании.

Шаг 4. Регистрация изменений в ЕГРЮЛ.

Шаг 5. Уведомление банка о смене руководителя.

Шаг 6. Уведомление контрагентов о смене руководителя.

Шаг 7. Отзыв доверенностей, выданных предыдущим руководителем.

Разделение на шаги условное, т.к., например, шаги 5–7 могут выполняться параллельно и независимо друг от друга.

Как видно из приведенных выше шагов по смене руководителя компании, процедура включает в себя следующие аспекты:

(1) юридические аспекты, связанные с правильным оформлением прекращения полномочий текущего руководителя и назначения нового руководителя компании (выделены светло-зеленым в списке шагов выше);

(2) трудовые аспекты, связанные с соблюдением трудового законодательства при смене руководителя компании (выделены светло-серым в списке шагов выше); а также

(3) фактические аспекты, т.е. аспекты, связанные с действиями по фактической передаче дел новому руководителю (выделены голубым в списке шагов выше).

В данной статье мы заострим внимание на фактической передаче дел новому руководителю. Однако не нужно забывать о том, что ошибки, допущенные при соблюдении юридических формальностей, а также формальностей, связанных с соблюдением трудового законодательства, могут привести к восстановлению уволенного директора в должности.

Важно убедиться в том, что решение о прекращении полномочий текущего директора и назначении на должность нового директора принято органом, уполномоченным на принятие подобных решений в соответствии с уставом компании. Принятие решения о смене руководителя компании может быть отнесено уставом к компетенции общего собрания участников (акционеров) или совета директоров (наблюдательного совета). Таким образом, необходимо обратиться к уставу для уточнения уполномоченного органа.

В зависимости от положений устава для принятия решения о смене руководителя необходимо созвать общее собрание участников или совет директоров (наблюдательный совет) и провести заседание. При этом важно соблюсти правила созыва собрания и проведения такого заседания.

В решении уполномоченного органа (общего собрания участников/акционеров, совета директоров) необходимо как минимум отразить два вопроса:

прекращение полномочий текущего руководителя компании;

назначение нового руководителя.

Помимо вышеуказанных вопросов, в решении рекомендуется указать основание для расторжения трудового договора с текущим руководителем, а также лицо, уполномоченное на подписание трудового договора с новым руководителем.

Обратите внимание, что согласно пункту 3 статьи 67.1 ГК РФ принятие решения и состав присутствующих участников общества с ограниченной ответственностью должны подтверждаться путем нотариального удостоверения, если иной способ принятия решений не предусмотрен уставом или решением собрания, принятым единогласно.

Несоблюдение порядка созыва и принятия решения уполномоченного уставом органа (общее собрание участников, совет директоров (наблюдательный совет)) может являться основанием для оспаривания решения, принятого на таком собрании, и, как следствие, восстановления уволенного руководителя в должности[1].

Признание решения о назначении нового руководителя недействительным может привести к еще одному неблагоприятному последствию, а именно к признанию недействительными сделок, заключенных неуполномоченным лицом[2].

При смене руководителя компании важно соблюсти и требования трудового законодательства, чтобы не допустить восстановления на работе уволенного директора. Нарушение процедуры увольнения, т.е. трудовых аспектов, также может привести к восстановлению бывшего директора на работе[3].

Таким образом, полная передача дел новому руководителю невозможна без соблюдения формальностей каждого из вышеперечисленных аспектов.

Передача документов и материальных ценностей новому руководителю

Список документов, которые общество должно хранить и предоставить своим участникам (акционерам) по запросу, содержится в федеральных законах[4].

Пункт 3 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывает обеспечить передачу документов бухгалтерского учета при смене руководителя организации. При этом порядок передачи документов определяется организацией самостоятельно.

Таким образом, российское законодательство не конкретизирует способ передачи документов новому руководителю, а также не фиксирует, какие конкретно документы и в какие сроки нужно передать. Подобные пробелы влекут за собой риск возникновения споров с уволенным директором.

Если уволенный директор не передал документы новому директору, общество или его участники могут обратиться в суд с требованием обязать уволенного директора осуществить передачу. Суды, как правило, удовлетворяют такие требования[5].

Чтобы облегчить процесс доказывания в суде того, что документы действительно были переданы директору, а также минимизировать риски, связанные с возникновением споров с директором, вопрос оформления передачи документов новому директору нужно решить еще до его назначения.

Во-первых, рекомендуется пересмотреть положения локальных нормативных актов компании. В локальном нормативном акте (например, в Положении о директоре) необходимо определить и зафиксировать перечень документов, материальных ценностей и иных вещей (печать, ключи от офиса, сейфа и т.д.), которые директор должен хранить. Важно ознакомить директора при приеме на работу с данным локальным нормативным актом под подпись в силу статьи 68 ТК РФ.

Другим вариантом является фиксация данных условий непосредственно в трудовом договоре с директором. При этом необходимо убедиться, что директор расписался в получении одного экземпляра трудового договора.

Далее в локальном нормативном акте или в трудовом договоре с директором рекомендуется прописать процедуру, а также сроки передачи документов и прочих ценностей новому директору. Кроме того, необходимо зафиксировать обязанность директора передать документы и ценности новому директору по акту приема-передачи.

Фактическая передача документов и материальных ценностей должна происходить по акту приема-передачи, где стороны (увольняющийся директор и новый директор) зафиксируют перечень передаваемых документов и ценностей, а также дату передачи. Данный акт позволит разграничить ответственность старого и нового директора, а также будет являться необходимым подспорьем в доказательной базе компании, если какие-то документы или ценности не были переданы.

Таким образом, для обеспечения передачи документов и материальных ценностей новому руководителю рекомендуется еще до назначения директора:

1) определить и зафиксировать в локальном нормативном акте или трудовом договоре перечень документов, материальных ценностей и иных вещей (печать, ключи от офиса, сейфа и т.д.), которые директор должен хранить;

2) передать директору документы, материальные ценности и прочие вещи по акту приема-передачи, чтобы зафиксировать фактическую передачу;

3) прописать в локальном нормативном акте или трудовом договоре порядок и сроки передачи документов, материальных ценностей и прочих вещей новому директору.

Если все же документы или ценности, или их часть не были переданы новому директору, истребовать их можно через суд. Кроме того, если действия или бездействие бывшего директора, не исполнившего свою обязанность по передаче документов и ценностей, повлекли убытки для компании, можно взыскать с него данные убытки[6].

Рекомендуется также на случай конфликтного увольнения директора хранить комплект учредительных документов компании (нотариально заверенные копии) у участников (акционеров) компании.

Уведомление банка о смене руководителя

Помимо фактической передачи документов и ценностей новому руководителю, необходимо позаботиться о своевременном уведомлении банка, в котором у компании открыт счет, о смене руководителя. Иначе компания рискует денежными средствами, т.к. у прежнего руководителя останется доступ к счетам компании.

Список документов, которые при этом необходимо подать в банк, рекомендуется уточнить заранее.

Как правило, это следующие документы:

(1) решение уполномоченного органа о смене директора;

(2) приказ о вступлении нового директора в должность;

(3) лист записи, подтверждающий внесение изменений в ЕГРЮЛ;

(4) карточка с образцами подписей для управления счетами.

После регистрации изменений, связанных со сменой директора, в ЕГРЮЛ рекомендуется уведомить обслуживающий банк о произошедших изменениях.

Уведомление контрагентов о смене руководителя

Помимо обслуживающего банка, о смене рекомендуется уведомить и контрагентов.

Важно это сделать не только в случаях, когда в самом договоре с контрагентом прописана обязанность компании уведомлять о смене руководителя, но и в иных случаях для исключения злоупотреблений со стороны бывшего директора.

Контрагентам обычно направляется уведомление о смене директора за подписью нового директора с приложением документов, подтверждающих вступление в должность (приказ о назначении, выписка из ЕГРЮЛ).

Следует иметь в виду, что уведомить о смене руководителя компании рекомендуется не только контрагентов, но и организации (объединения), членом которых является компания (например, ассоциации). Устав организации может предусматривать обязанность членов уведомлять уполномоченный орган организации о смене директора.

Отзыв доверенностей, выданных предыдущим руководителем

Доверенности не прекращают автоматически своего действия после смены руководителя компании. Поэтому после вступления в должность нового директора рекомендуется проверить по журналу учета доверенностей, какие доверенности следует отменить.

Исходя из положений статьи 188 и 189 ГК РФ и практического опыта, рекомендуем предпринять следующие шаги для прекращения действия действующих доверенностей компании:

(i) издать от имени директора приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей с указанием реквизитов соответствующих доверенностей, а также имени поверенного либо об отмене всех доверенностей, выданных компанией (если конкретные сведения о доверенности отсутствуют), при этом ознакомить с этим приказом (под подпись) всех известных поверенных (включая работников компании);

(ii) средствами почтовой связи направить упомянутый выше приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей письмом с уведомлением и описью вложения в адрес поверенных, которых не удалось по тем или иным причинами ознакомить с соответствующим приказом под подпись;

(iii) направить приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей в наиболее важные (с точки зрения хозяйственной деятельности, текущих целей и задач компании) публичные органы (включая суды, арбитражные суды, третейские суды), организации, известным физическим лицам, которые могут полагаться на действительность выданной ранее компанией доверенности (то есть третьим лицам, для представительства перед которыми выдана или может быть использована доверенность); и

(iv) сделать публикацию об отмене (прекращении действия) доверенностей в официальном издании, в котором публикуются сведения о банкротстве (в настоящее время в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 21.07.2008 № 1049-р это газета «Коммерсантъ»). В таком случае подпись на заявлении об отмене доверенности должна быть нотариально засвидетельствована. Третьи лица считаются извещенными об отмене доверенности по истечении месяца со дня указанной публикации, если они не были извещены об отмене доверенности ранее (абзац второй пункта 1 статьи 189 ГК РФ).

Необходимо отметить, что на основании статей 188 и 189 ГК РФ сведения о совершенной в нотариальной форме отмене доверенности могут быть внесены нотариусом в реестр нотариальных действий, ведение которого осуществляется в электронной форме, в порядке, установленном законодательством о нотариате. Такие сведения предоставляются Федеральной нотариальной палатой неограниченному кругу лиц с использованием сети «Интернет». При этом если третьи лица не были извещены об отмене доверенности ранее, они считаются извещенными о совершенной в нотариальной форме отмене доверенности на следующий день после внесения сведений об этом в реестр нотариальных действий.

Выводы и практические рекомендации

Таким образом, для обеспечения полной передачи дел новому директору необходимо подготовиться заранее.

Суммируем ниже то, на что необходимо обратить внимание уже сейчас, а также при непосредственной передаче полномочий новому директору: